System zarządzania jakością

System zarządzania jakością to system, którego celem jest zarządzanie jakością produkowanych wyrobów albo świadczonych usług oraz utrzymanie tejże jakości na określonym poziomie. System zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001 ma zagwarantować spełnienie wymogów klientów oraz zapewnić nieustanną poprawę jakości świadczonych usług lub produkowanych wyrobów.

Etapy wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością

Wdrożenie Systemu Zarządzania ISO to proces, który składa się z następujących etapów:

Audyt wstępny, Projektowanie systemu – opracowanie dokumentacji, Wdrażanie systemu i Audyty wewnętrzne.

Audyt wstępny

Wprawdzie audyt wstępny nie jest nieodłącznym etapem wdrażania systemu ISO, ale zaleca się przeprowadzenie go przed przejściem do dalszych kroków. Audytowane obszary są sprawdzane pod kątem spełniania wymogów wybranej normy ISO. Audytor opracowuje raport, który ułatwia kierownictwu firm określenie zakresu prac wdrożeniowych, przy uwzględnieniu wykrytych niezgodności oraz potrzeb przedsiębiorstwa.

Projektowanie systemu

Następny etap polega na utworzeniu Księgi Jakości oraz procedur systemowych. Kierownictwo firmy i wyznaczeni pracownicy spotykają się z konsultantem zewnętrznym, w celu wspólnego zredagowania tekstów dokumentacji ISO. Konsultant wyjaśnia wymagania norm ISO, wskazuje dostępne rozwiązania i pomaga w opracowaniu pełnej dokumentacji. Konieczne jest opracowanie Księgi Jakości oraz 6 procedur, które dotyczą: nadzoru nad dokumentacją, nadzoru nad zapisami, audytów wewnętrznych, nadzoru nad wyrobem niezgodnym, działań korygujących oraz działań zapobiegawczych.

Wdrażanie systemu

Kolejny etap, czyli właściwe wdrożenie systemu, polega na wdrożeniu postanowień, które zostały zapisane w wymienionych powyżej procedurach. Zadanie to wykonują wspólnie kierownictwo firmy oraz konsultant zewnętrzny. Zadaniem konsultanta jest nadzór nad prowadzonymi działaniami i pomoc kierownictwu firmy.

Audyt wewnętrzny

Po właściwym wdrożeniu Systemu Zarządzania ISO niezbędne jest przeprowadzenie audytów wewnętrznych. Audyty wewnętrzne może przeprowadzić ustanowiony przez firmę Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania ISO lub inni wyznaczeni do tego pracownicy. Ważne jest to, aby osoba wykonująca to zadanie posiadała odpowiednią wiedzę. Z tego względu możliwe jest powierzenie audytu wewnętrznego konsultantowi, który wdrażał system. W przypadku wykrycia niezgodności konieczne jest podjęcie działań korygujących.

Audyt certyfikujący

Audyt certyfikujący to ostatni etap wdrażania Systemu Zarządzania ISO. Z wnioskiem o jego przeprowadzenie należy zwrócić się do odpowiedniej jednostki certyfikującej. Jeżeli okaże się, że wdrożony system jest zgodny z normą, to zostanie wystawiony właściwy certyfikat, potwierdzający ten fakt.

Cele certyfikacji

Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 znacząco podnosi prestiż przedsiębiorstwa i może ułatwić jego rozwój. Zarówno klienci, jak i partnerzy biznesowi mają większe zaufanie do firm, które dysponują dokumentem potwierdzającym dostosowanie systemu do norm ISO. System Zarządzania Jakością wspomaga zrównoważony rozwój przedsiębiorstwa, optymalizację procesów i usprawnienia obiegu informacji. Certyfikat może okazać się niezbędny także wtedy, gdy firma będzie poszukiwała środków finansowych na rozwój działalności. Co więcej, posiadanie certyfikatu może być decydujące w trakcie ubiegania się przed firmę o udzielenie zamówienia publicznego.

ISO 9001:2008 a ISO 9001:2015

Jeszcze do niedawna powszechnie stosowaną normą była ISO 9001:2008. We wrześniu ubiegłego roku dokonano jednak aktualizacji – opublikowano ISO 9001:2015. Dla wszystkich przedsiębiorstw, w których wcześniej wdrożona została norma ISO 9001:2008, oznacza to konieczność dopasowania systemu zarządzania jakością do nowej normy. Dobrą informacją dla wszystkich firm jest to, że na dostosowanie mają 3 lata, licząc od dnia publikacji nowej normy, czyli od 23.09.2015 roku. Po tym okresie dawna norma utraci ważność. Przyjęto także zasadę, zgodnie z którą wydawanie certyfikatów zgodności z poprzednią normą zostanie wstrzymane dwanaście miesięcy po publikacji ISO 9001:2015. Należy jednak mieć na uwadze fakt, że firmy, które w tym okresie uzyskają certyfikat ISO 9001:2008, także będą musiały dostosować się do nowej normy przed upływem okresu przejściowego. Jest on bowiem liczony od dnia ogłoszenia ISO 9001:2015, a nie od daty uzyskania certyfikatu ISO 9001:2008. Możliwe jest natomiast wcześniejsze przejście na nową normę, jeżeli przedsiębiorstwo spełnia określone przez nią wymogi. W celu uzyskania nowego certyfikatu konieczne jest przejście audytu certyfikacyjnego, który potwierdzi dostosowanie do norm ISO 9001:2015.

Zainteresowała Cię te tematyka? Weź udział w szkoleniu Luqam!

Potrzebujesz wsparcia eksperta we wdrażaniu systemu zarządzania jakością? Skontaktuj się z nami!