Transkrypcja odcinka podcastu LUQAM. Odsłuchaj treść odcinka tutaj: „Cyfrowa rewolucja w strukturze organizacyjnej vs. wersja tradycyjna – co wybrać?”

Podstawy Struktury Organizacyjnej w Cyfrowej Epoce

Struktura organizacyjna to fundament każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży. Pozwala na efektywne zarządzanie zasobami, jasno określa role i obowiązki oraz wspiera realizację strategii biznesowej. W dobie cyfrowej rewolucji organizacyjnej jeszcze ważniejsze staje się, aby firmy rozumiały znaczenie swojej struktury i potrafiły dostosowywać ją do zmieniających się potrzeb.

Struktura organizacyjna – klucz do efektywnego zarządzania firmą

Dzisiejszy odcinek poświęcony jest strukturze organizacji. Zacznijmy od pytania: czym jest struktura organizacji?

Struktura organizacji to coś niezwykle ważnego. Wydaje mi się, że jest to jedna z bardziej podstawowych czy fundamentalnych kwestii w każdej organizacji, firmie, zakładzie, urzędzie, itd. Tutaj pewnie moglibyśmy wymienić wiele różnych przykładów struktur, ale zacząłbym od wytłumaczenia samej nazwy. Posługując się bardziej słownikowym tłumaczeniem, struktura organizacji to zespół elementów budujących jakiś jeden układ, czy to organizację w postaci np. urzędu czy to halę produkcyjną, w której coś się dzieje, no i pomiędzy tymi elementami zachodzą pewne relacje. To chyba najprostsze wytłumaczenie czym ta struktura jest i jak ją rozumieć. Natomiast w przypadku firmy czy organizacji jest to niezbędny element. Wiadomo, że każda firma posiada plan strategiczny, chce osiągnąć zdefiniowane cele, produkować, sprzedawać usługi, czy jakieś programy. No i w związku z tym musi mieć pewne zasoby. Więc ta struktura jest takim fizycznym odzwierciedleniem tych zasobów, które posiadamy w postaci ludzi, chociaż być może w przyszłości nie tylko ludzi, może pojawią się jakieś roboty, czy kto wie co jeszcze, która daje możliwość realizacji założonej strategii, celów. Oczywiście to będzie podzielone na jakieś komórki, elementy składowe, które będą ze sobą współpracowały.

No i tu można powiedzieć jeszcze jedną ważną rzecz, a mianowicie, że my najczęściej widzimy odzwierciedlenie tej struktury. Nawet przy audytach związanych z normami pierwszą rzeczą czy jedną z pierwszych rzeczy jaką audytor robi jest poproszenie o schemat organizacyjny. Na pewno kojarzysz te różne rysunki, te drzewa, bloczki, gdzie kto jest. Tu prezes zarządu, dyrektorzy, kierownicy, pracownicy w departamentach, działach. To podstawa, która pozwala nie tylko pokazać innym jak wygląda organizacja wewnątrz i doprecyzować kto jest kim, kto co robi i w jaki sposób, jak jest zaszeregowany, jakie są relacje, logiczne podzielenie procesów wewnątrz organizacji, ale także pozwala zarządzać zasobami wewnętrznie. Czyli można to traktować również jako narzędzie, które firmy wewnętrznie używają do tego, żeby panować nad relacjami i nad tym co dzieje się w środku i rozwijać to zgodnie ze swoją strategią.

Dlaczego każda firma potrzebuje struktury organizacyjnej?

Czyli po co jest nam ta struktura? Chcemy tylko zwizualizować relacje w firmie na kartce papieru?

W zasadzie można powiedzieć, że to jest skutek samego istnienia tej struktury. Bo ona jest i będzie, czy my ją zwizualizujemy na jakiejś kartce czy nie, ona i tak będzie…

Czy my ją zbudujemy, czy ona utworzy się sama, tak?

Ona na pewno jest stworzona w przemyślany sposób…

Zawsze?

No różnie to bywa w życiu… To jest tak jak z maszyną, która została zamówiona, przychodzi i czasami nikt nie przemyśli wcześniej czy ona ma stać tu czy tu. Więc jak trzeba ścianę zburzyć albo pół dachu to się to czasem robi. Także ta struktura się tutaj tworzy. Na pewno jest to odpowiedź na potrzebę. Więc jeżeli firma potrzebuje jakichś pracowników, jakiś zespół ludzi czy pojedyncze osoby o pewnych kwalifikacjach, to po prostu te osoby rekrutuje i one gdzieś tam później znajdują swoje miejsce w strukturze, przynależą do jakiejś komórki, być może pod jakiegoś managera albo sami managerują w firmie lub też wytwarzają jakąś wartość dodaną produkując wyroby albo oferując usługi dla klientów. To nie tylko rysunek ani jakiś schemat, który my widzimy, bo to jest tylko ten efekt końcowy, ta część wizualna. Natomiast generalnie jest to niezmiernie ważny element, bo jest on sterowalny. My możemy tym zarządzać, możemy to budować, modyfikować, opiekować się. Wyobraź sobie firmę, która przykładowo zatrudnia 10000 osób. No i spróbuj zrobić schemat organizacyjny. To takie klasyczne narzędzie, typu kartka papieru, musiałaby być nie wiem jak wielka, jeśli chciałbym zobaczyć cały rys tego schematu i wszystkie komórki, które gdzieś są ulokowane. Dlatego tutaj na pewno trzeba będzie rozpatrywać schemat jako narzędzie, czyli bazę pewnych komórek, bazę ludzi, którzy się w niej znajdują i relacji, które pomiędzy nimi zachodzą, pewnych funkcji, które również pełnią w organizacji. No i jak pewnie możesz sobie wyobrazić tych modeli, typów struktur będzie wiele.

Czy wszystkie firmy traktują strukturę priorytetowo?

Powiedziałeś, że struktura jest niezwykle ważna. Czy z twojego doświadczenia wszystkie firmy do tego tak podchodzą? Czy zawsze jest to dla nich niezwykle istotna kwestia w działalności firmy czy niektóre firmy ją bagatelizują?

Może się tak zdarzyć. Wiadomo, firma ma swoje priorytety i w ferworze walki nie zawsze patrzymy na to jak na element, którym można zarządzać, opiekować się i rozwijać. Bardzo często przyjmuje formę schematu, który wywieszamy, żeby pokazać „o taka jest struktura”. Ja się spotkałem też z sytuacją, że bardzo często te schematy są nieaktualne. Niektóre firmy nie nadążają za potrzebą zmian, ale nie ma co się dziwić z drugiej strony, bo jeżeli nieraz używamy najprostszych narzędzi, np. Word’a, czy innych z pakietu Office, który z resztą jest bardzo fajnym pakietem, który służy już wiele lat.

Ale no nie jest dostosowany do wizualizacji struktury i takie zmiany są uciążliwe.

Dokładnie, możesz sobie wyobrazić, że można dać zdjęcie, żeby tę strukturę „ubarwić”, pokazać ten schemat. Można dać też imiona i nazwiska, pełnioną funkcję, ale ktoś to musi zrobić. Często w programach tego typu edycja zabiera czas, dane nie mieszczą się w zakresie. Widziałem też mocno rozbudowane Excel’e ze strukturami. Wiemy, że te arkusze mają nieograniczoną ilość wierszy i kolumn, więc możesz sobie tam budować wielkie struktury, ale weź to potem wydrukuj czy przedstaw komuś albo zmodyfikuj. No nie będzie to takie proste i przyjemne.

Natomiast, gdyby to zrobić w programie, w którym będzie można wygodnie zarządzać taką strukturą, to myślę, że trzeba by było podejść do tego zagadnienia, jako do bazy danych czyli bardziej kierować się tą cyfrową sferą. Niech ten schemat będzie jakimś tam elementem, może nie tyle ubocznym, co wizualizującym procesy w automatyczny sposób. Myślę, że dzisiejsze narzędzia jak najbardziej dążą w tym kierunku i pozwalają na zrobienie czegoś takiego.

Pewnie małe czy nowe firmy, które szybko się rozwijają i osiągnęły sukces, nie nadążają z definiowaniem struktury na samym początku, tylko bardziej stawiają na rozwój, a struktura sama się jakoś kształtuje.

Tak, to jest cecha wszystkich firm bardzo dynamicznie wzrastających, które zaczynają od pomysłu i z jednej, dwóch, kilku osób nagle, w przeciągu kilku/ kilkunastu miesięcy czy kilku lat, stają się dużymi firmami. Próbują odpowiadać na potrzebę rozwoju i tego co się dzieje wewnątrz, więc taki schemat często jest uzupełniany post factum. Nie zawsze mają odpowiednią ilość czasu, którą można poświęcić na początkowym etapie, kiedy powinniśmy przemyśleć strukturę.

No i tu też masz rację w bardzo ważnym aspekcie, który też czasami można zauważyć, a mianowicie, że struktura nie nadąża za zmianami w organizacji. Wielokrotnie widziałem przykładowo super hale produkcyjne, wyposażone w nowoczesne maszyny, takie naprawdę klasy światowej, a patrząc na zasoby ludzkie i pomysł na tą strukturę, okazuje się, że ciężko jest obsadzić ludzi w konkretnych obszarach, a na początkowym etapie nie do końca przemyślano pod tym kątem rozrost zasobów ludzkich. Do tego dochodzi też budowa komórkowa, czyli przykładowo powiązania między komórkami, ilość stanowisk, różnorodność stanowisk. Trzeba to przewidzieć na początku, bo potem płaci się „frycowe”. Owszem, w ramach tego rozwoju zawsze można coś zmienić, tylko jest to jak zwykle wtedy robione post faktum.

Dobre praktyki zarządzania strukturą organizacyjną

Robert, powiedz z twojego doświadczenia kiedy powinniśmy pomyśleć o strukturze, o stworzeniu takiej struktury, kiedy jest dobry moment.

Arek, powinniśmy myśleć o niej cały czas! Rano, w nocy, w domu, szczególnie na wakacjach… Oczywiście żartuję. Jakbyś wyszedł z punktu widzenia przedsiębiorcy, osoby, która zakłada działalność, która nie jest działalnością jednoosobową, to wiadomo, że trzeba od razu o tej strukturze myśleć. Ja nie mówię, że trzeba rysować od razu schematy, chociaż jest to pomocne, bo ta wizualizacja pozwala zobaczyć i zrozumieć co faktycznie chce się zrobić. Więc często jak się mówi, że jest misja, wizja firmy, od której wychodzimy i strategia rozłożona na przynajmniej kilka lat w przód, informująca co firma ma w ogóle robić, czym ma się zajmować, co ma osiągać, jakie ma cele, to wiadomo, że będziemy potrzebować takiej struktury, żeby te cele realizować.

Tak, jak mówiłem, że cały czas mamy myśleć o tej strukturze, lekko z tego żartując, to faktycznie na pewno odpowiednio wcześnie trzeba się nad nią zastanowić i co pewien czas sprawdzać co się zmieniło. Czyli musisz zobaczyć jak to, co masz w postaci struktury, zasobów ludzkich, pomysłu na podział tych zasobów na komórki w firmie przystaje do tego co faktycznie się dzieje i co planujecie w firmie.

Podsumowanie

Cyfrowa transformacja struktury organizacyjnej to nie przyszłość – to teraźniejszość. Firmy, które inwestują w nowoczesne narzędzia i systemy, zyskują przewagę konkurencyjną, lepiej zarządzają swoimi zasobami oraz szybciej adaptują się do zmieniających się warunków rynkowych. Cyfrowa struktura to nie tylko wyzwanie, ale i ogromna szansa dla przedsiębiorstw. Czy Twoja firma jest gotowa na ten krok?

Przeczytaj II część transkrypcji tutaj!