Skuteczny lider w procesie transformacji organizacyjnej

W dobie XXI wieku czynniki zewnętrzne, takie jak nowe normy, trendy rozwojowe czy też polityka oraz czynniki wewnętrzne jak np. chęć osiągnięcia większego zysku, wpływają na zmianę każdej organizacji i powodują jej olbrzymią transformację. Stąd też firmy coraz częściej w codziennej działalności podejmują się realizacji projektów, których celem jest eliminacja bądź ograniczenie negatywnego wpływu jakiegoś aspektu na proces lub jego koncentracja na wdrożeniu konkretnych elementów doskonalących.

Wiadomo od lat, że do osiągnięcia odpowiednich efektów, niezbędne jest powołanie lidera, który ma za zadanie poprowadzić zespół projektowy i osiągnąć zamierzony cel. Czy jednak zdajemy sobie sprawę, co sprzyja, a co przeszkadza w osiągnięciu największej skuteczności pracy zespołu?

Dla nikogo nie będzie zaskoczeniem, jeżeli postawimy hipotezę, iż kluczowym elementem w osiągnięciu największej skuteczności danego projektu jest właśnie postawa lidera, skutecznego lidera. W tym artykule podpowiemy, jakie chcemy powinien posiadać skuteczny lider.

Kiedy możemy nazwać lidera skutecznym?

Po pierwsze – Jasny cel

Skuteczny lider i jego zespół ma jasno sprecyzowany cel. Najlepiej, jeżeli dotyka on konkretnego aspektu danego procesu i można go opisać za pomocą cech charakterystycznych dla metody wyznaczania celów SMART. Celem dla zespołu optymalizacyjnego może być wzrost produktywności na linii C o np. 10% w stosunku do stanu obecnego. Innym przykładem może być ograniczenie odpadu komponentów o 2% w stosunku do stanu obecnego.

Jeżeli jesteś skutecznym liderem:

Sprawdź, czy cel jest jasno określony i jasny dla wszystkich zainteresowanych.

Sprawdź, czy dla Ciebie jako lidera zespołu cel jest zrozumiały. Czy znasz mechanizm kalkulacji oraz elementy składowe zdefiniowanego celu?

Następnie zaplanuj jak dany cel chcesz osiągnąć wraz z zespołem.
Jakich członków zespołu będziesz potrzebował? Kto powinien się w Twoim zespole znaleźć?

Pamiętaj, że…

W zespole powinna być również obecna osoba niekoniecznie związana z danym procesem. Odpowiedni dobór członków zespołu zapewni świeże spojrzenie na dany problem.
Jeżeli dany projekt będzie wymuszał konieczność zatrzymania procesu produkcji, zaplanuj zapasy bezpieczeństwa, na pokrycie czasu bezczynności danego procesu.

Pamiętaj o dodatkowych zasobach niezbędnych do zarezerwowania w trakcie realizacji projektu. Takimi zasobami może być: wsparcie firm zewnętrznych, wsparcie utrzymania ruchu, budżet na ewentualne dodatkowe zmiany.

Zorganizuj

Jeżeli określiłeś wszystkie zadania i obowiązki dla członków zespołu, nie zapomnij uzgodnić ich udział w projekcie z ich przełożonymi.
Określ termin do kiedy projekt ma być zrealizowany. Określ dokładnie harmonogram realizacji poszczególnych zadań. Jeżeli będziecie działali na obszarze produkcyjnym, którym sami nie zarządzacie, uzgodnij terminy prac z właścicielem obszaru, ewentualnie z planistą, jeżeli projekt dotyczy organizacji produkcji.

Ogłoś rozpoczęcie projektu

Zapewnij wizualizację danego projektu. Najprostsze sposoby wizualizacji opierają się na tablicach i innych zestawach wizualno-informacyjnych określających: Co będzie się działo? Kto będzie pracował w grupie projektowej? W jakim czasie będzie prowadzony projekt? Jaki jest cel realizacji projektu?

Bądź otwarty

Daj możliwość zapisania uwag przez osoby niepracujące w grupie projektowej, np. tworząc tablicę informacyjną, wyznacz pole, w którym inne osoby będą mogły nanieść stosowne uwagi do projektu. Może to nasunie Waszej grupie świetne pomysły, bądź zwróci uwagę na aspekty, których wy nie braliście pod uwagę.

Pokieruj zespołem

Przekaż odpowiednie treści i zadania zespołowi zadaniowemu.
Upewnij się, że członkowie zespołu zrozumieli zadania i wiedzą co mają zrobić.
Jeżeli jest to konieczne, określ szczegółowo, jakie zadania mają być wykonane.

Pracuj z flipchartem

Wizualizuj i zapisuj treści, które przekazujesz członkom zespołu – to sprawi, że komunikat przekazywany odbiorcom będzie bardziej zrozumiały. Zaoszczędzisz wówczas czas na przekazie oraz na realizacji błędnie zrozumiałych zadań.

Pracuj z zespołem, wykorzystując kreatywne metody rozwiązywania problemów.

Kreatywność w rozwiązywaniu problemów to podstawa. Stosuj odpowiednie narzędzia. Przykładowo poprowadź burzę mózgów. Pozwól wszystkim wypowiedzieć się w danej kwestii.

Nie oceniaj

Powstrzymaj się z krytyczną oceną zgłaszanych pomysłów. Na ocenę pomysłów przyjdzie czas w drugiej części burzy mózgów. Pospieszna ocena może zniechęć zespół do współpracy i kreatywnego myślenia.

Zapewnij komfort

Zapewnij komfort pracy. Członkowie zespołu muszą czuć się dobrze w swoim środowisku pracy. To sprzyja ich kreatywności i zaangażowaniu w proces zmian.

Motywuj członków zespołu

Czuwaj nad zaangażowaniem wszystkich członków zespołu. Motywuj i inspiruj!

Monitoruj

Sprawdzaj, czy idziecie zgodnie z założeniami. W pierwszym etapie stworzyłeś plan – sprawdź czy jest on realizowany. Szczególnie monitoruj czy zakładany czas realizacji poszczególnych zadań nie wymyka się Wam spod kontroli.

Ustal zasady utrzymania wypracowanych efektów po zamknięciu projektu.
Zadbaj o to, aby po zamknięciu prac projektowych dany aspekt nie wrócił do punktu wyjściowego.
Zadbaj o to, by założony system utrzymania danych ustalonych zmian był monitorowany.
Brak monitoringu jest jedną z najczęstszych przyczyn upadku projektów.

Świętuj sukces

Projekt zakończony sukcesem powinien być właściwie podsumowany. Przedstaw efekty projektu kadrze zarządzającej. Pamiętaj o wskazaniu sukcesu, który został osiągnięty przez zespół, nie przez Ciebie – lidera!

Wykorzystaj wspomnianą wyżej tablicę wizualizacyjną i przedstaw wszystkim Wasze osiągnięcia.

Podziękuj członkom zespołu…

Podziękuj zespołowi za ich zaangażowanie w realizację projektu. Jeżeli to możliwe przelej to na dodatkowe bonifikaty.

Zapisz dobre praktyki

Opisz projekt i wskaż elementy, które szczególnie pomogły Wam w osiągnięciu określonego celu. Napisz co było problemem i jak sobie z nim poradziliście. Będzie to dobra porcja wiedzy dla innych zespołów.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Weź udział w szkoleniu „Skuteczny Lider” organizowanym przez Luqam.