Czym są Key Performance Indicators (KPI)?
Skrót KPI pochodzi od angielskich słów Key Performance Indicators (czyli kluczowe wskaźniki efektywności organizacji). Key Performance Indicators to system wskaźników do zarządzania kluczowymi procesami w firmie. System ten system służy do pomiaru stopnia realizacji celów organizacji (operacyjnych oraz strategicznych).
Na wskaźnikach KPI opiera się również koncepcja Lean Management. Key Performance Indicators są bardzo ważnym elementem zarządzania i pobierania obiektywnej informacji zwrotnej o wynikach pracy, kosztach oraz jakości. KPI pozwalają szybko podejmować decyzje, reagować na pojawiające się problemy oraz planować i nadawać priorytety działaniom. Są również niezbędnym elementem wspierania procesów ciągłego doskonalenia w organizacji.
W jakich przedsiębiorstwach mają zastosowanie Key Performance Indicators?
Key Performance Indicators są elementem wspierającym każdą organizację. Nie ma znaczenia czy jest to organizacja produkcyjna, czy usługowa, publiczna czy prywatna, mała czy duża. W każdym przedsiębiorstwie podejmowane są decyzje. Decyzje powinny być podejmowane na podstawie rzetelnych informacji o procesach, a źródłem danych są KPI.
Jak wdrożyć system KPI?
Pierwszym krokiem wdrożenia systemu KPI jest analiza misji i wizji organizacji (istnienie misji i wizji jest warunkiem koniecznym wdrożenia prawidłowych KPI). Efektem analizy jest stworzenie celów strategicznych (głównych priorytetów) organizacji.
Kolejnym etapem jest stworzenie zestawu działań mających największy wpływ na każdy z celów strategicznych. Działania powinny być oparte o analizę wyników przedsiębiorstwa oraz analizę wpływu (przykładowo Pareto). Wskazana jest również analiza SWOT.
Zdefiniowane działania strategiczne oraz cele powinny zostać skaskadowane na niższe poziomy organizacji. Tutaj znowu pomocna okazać się może analiza Pareto oraz dostęp do danych firmy w każdym z badanych aspektów celu strategicznego.
W ostatnim etapie należy zdefiniować sposoby nadzoru, obliczania i wizualizowania KPI oraz wdrożenia ich w system zarządzania organizacją i system ciągłego doskonalenia (np. system spotkań rytualnych, działanie PDCA itd.). Zaleca się także okresowe weryfikowanie KPI, aby ich działanie było jak najbardziej zgodne ze zdefiniowaną strategią.
Poziom trudności wdrożenia systemu KPI
Ze względu na konieczność budowy strategii organizacji i zaangażowania wszystkich szczebli zarządzania oraz konieczność weryfikacji i budowy rozwiązań do monitorowania, wdrożenie KPI jest zadaniem dość trudnym i czasochłonnym.
Przykład zastosowania Key Performance Indicators w przedsiębiorstwie
Przykładem może być taki strategiczny cel jak:
Do każdego z działań powinien zostać zdefiniowany wskaźnik (KPI) oraz ustalony poziom celu.
Jakich efektów można spodziewać się po wdrożeniu Key Performance Indicators?
Po pierwsze po wdrożeniu KPI zostanie doprecyzowana strategia organizacji oraz główne celów do osiągnięcia w długim okresie czasu. Kolejnym efektem może być zainicjowanie zarządzania przez cele strategiczne i związane z nimi priorytety. Można spodziewać się także stworzenia efektywnego narzędzia komunikacji wewnętrznej i systemu motywacji. Wdrożenie systemu KPI zbuduje świadomości kadry managerskiej. Świadomość musi być oparta na celach i ich monitorowaniu. Efektem może być również stworzenie doskonałego systemu premiowania w firmie, wspierającego wdrażanie strategii i realizację celów firmy.
Cenne wskazówki:
Liczba wskaźników w organizacji nie powinna być większa niż 20. Celem systemu KPI nie jest mierzenie wszystkiego i zarządzanie wszystkim, ale stworzenie skutecznego narzędzia monitorowania i zarządzania priorytetami.
Program KPI powinien być powiązany z systemem wynagradzania/premiowania w firmie, a cele liczbowe przypisane do KPI powinny zostać włączone do celów indywidualnych menedżerów średniego i wyższego szczebla oraz być weryfikowane w czasie ocen okresowych.
Dowiedz się więcej o KPI w tym kursie.
