Organizacja miejsca pracy zgodnie z 5S

Metoda 5S stosowana jest w celu doskonalenia organizacji miejsca pracy. Służy przede wszystkim do tego, aby zapewnić miejsce pracy, które będzie schludne, czyste, przyjazne i ergonomiczne. Efektem końcowym ma być miejsce pracy pozbawione zbędnych sprzętów czy przedmiotów, ale za to z całym potrzebnym wyposażeniem, które ma swoje miejsce, jest odpowiednio wybrane i łatwo dostępne.

W jakich przedsiębiorstwach ma zastosowanie metoda 5S?

5S można wdrożyć w każdym przedsiębiorstwie. Jest to jedna z kilku metod stosowanych w Lean Management praktycznie bez żadnych ograniczeń. Nie ma znaczenia, czy jest to szpital, rafineria, magazyn, obszar biurowy, czy też miejsce pracy o specyfice produkcyjnej – 5S można wdrażać wszędzie.

Dobra organizacja miejsca pracy dzięki wdrożeniu 5 kroków

Dobra organizacja miejsca pracy polega na wdrożeniu 5S – czyli 5 kroków (stąd wywodzi się nazwa metody) tj. selekcji, systematyki, sprzątania, standaryzacji oraz samodyscypliny.

Selekcja

W tym kroku należy zdefiniować obszar do wdrożenia 5S oraz jego funkcje, co powinno uprościć dalsze postępowanie. Następnie przeprowadza się inwentaryzację całego wyposażenia wewnątrz obszaru, zadając pytanie: „Czy dana rzecz jest potrzebna do wykonywania wcześniej zdefiniowanych zadań”?. Jeżeli nie – należy ją wycofać jako rzecz niepotrzebną (Uwaga – niepotrzebną w danym obszarze, a nie w całej firmie). Do tego służy specjalne pole odkładcze zwane czerwoną strefą 5S. Jeżeli rzecz jest używana, to należy ją pozostawić w obszarze. Można również zapytać o częstotliwość używania danej rzeczy, co może okazać się pomocne w następnym kroku. Zaleca się także zadanie pytania o rzeczy, które są potrzebne, ale których brakuje w wyposażeniu. Efektem selekcji jest uzyskanie obszaru, w którym znajduje się wyłącznie wyposażenie konieczne do wykonywania funkcji, do których dana strefa jest przeznaczona. Krok pierwszy jest krytyczny dla całego projektu – tylko dobrze wykonana selekcja gwarantuje sukces!

Systematyka

Krok ten polega na zdefiniowaniu odpowiedniego miejsca dla rzeczy pozostawionych po selekcji. Należy brać pod uwagę specyfikę konkretnego obszaru oraz charakterystykę rzeczy, które są wykorzystywane (materiały, surowce, wyroby, segregatory, przyrządy, komputery, wózki, krzesła itd.). To właśnie w tym kroku wykorzystuje się dostępne „triki” 5S. Mogą to być znaki poziome, tablice cieni, znaki pionowe, identyfikacje, naklejki, piktogramy. Wszystko wykorzystywane jest po to, aby uzyskać optymalny sposób zarządzania rzeczami (tani i ergonomiczny dla pracownika). Efektem systematyki jest już bardzo dobrze widoczny system zarządzania wyposażeniem. Zasada obowiązująca w tym kroku brzmi: „Każda rzecz ma swoje miejsce i jest miejsce na każdą rzecz”.

Sprzątanie

Ten krok wykonuje się dopiero po selekcji i systematyzacji, ponieważ tylko w ten sposób możliwe jest stworzenie optymalnych zasad utrzymania czystości. To właśnie zasady są najważniejsze w 3-cim kroku. Dlatego tworzone są harmonogramy sprzątania i instrukcje (definiujące co i jak sprzątać, czyścić, kontrolować oraz za pomocą jakich materiałów i narzędzi), a także zestawy czyszczące (często standaryzowane). Zaleca się również pracę z przyczynami zabrudzeń. Wówczas warto zadać pytanie: „Po co sprzątać wyciek, jeżeli da się go wyeliminować?”. Dewizą sprzątania jest zaś pytanie: „Jak i czym mam sprzątać stanowisko pracy, aby było czyste, a czynność ta nie była trudna i czasochłonna?”.

Standaryzacja

Na tym etapie konieczne jest globalne spojrzenie na dany obszar. Pod uwagę bierze się całą firmę. Należy zadbać o spójność elementów zarządzania wizualnego dla całej organizacji. Celem standaryzacji jest uniknięcie chaosu informacyjnego. W 4-tym kroku metody 5S zwraca się uwagę na sposoby i standardy wizualizacji. Przekazywane informacje, jednolitość przekazu i szeroko rozumiana standaryzacja jest bardzo ważnym elementem standaryzacji.

Samodyscyplina

Wszystkie działania podjęte w poprzednich krokach mobilizują do przestrzegania pewnych reguł i zasad. Jednak otoczenie często ulega zmianom (zarówno na lepsze, jak i na gorsze). Wobec tego może się zdarzyć, że pojawią się elementy 5S, które będą wymagały poprawy lub modyfikacji. Przykładowo zostaną wypracowane lepsze rozwiązania, bardziej efektywne. W związku z tym koniecznością jest codzienna i samodzielna kontrola każdego pracownika. Bardzo ważny jest również proces audytowania pracy. W organizacji powinny odbywać się okresowe audyty 5S, monitorujące czy w miejscu pracy przestrzegane są wypracowane standardy.

Czy organizacja miejsca pracy zgodnie z 5S jest trudna?

5S jest narzędziem podstawowym i niewymagającym specjalistycznej wiedzy czy zastosowania specjalistycznych narzędzi. Stopień trudności zależy od typu prowadzonej działalności, ilości wyposażenia, ilości pracowników pracujących w danym obszarze, wielkości tych obszarów i ich ilości. Szacowany poziom trudności wynosi 3 w 5-cio stopniowej skali.

Przykłady zastosowania metody 5S:

1. Znaki poziome na podłodze do wyznaczania dróg transportowych i komunikacyjnych.
2. Znaki poziome na podłodze do wyznaczania pól odkładczych i miejsc parkingowych.
3. Tablice cieni na narzędzia podręczne i zestawy do czyszczenia.
4. Standaryzowane etykiety opisujące dokumentację w formie papierowej (np. segregatory).
5. Standaryzowane tabliczki opisujące maszyny i środki produkcji.
6. Standaryzowane tabliczki opisujące pomieszczenia biurowe.
7. Kanbany na wyroby, surowce i drobne materiały (wizualizacja sposobu zarządzania kanbanem).
8. Kodyfikacja kolorów używanych do wizualizacji hal lub linii produkcyjnych.

Dobra organizacja miejsca pracy to nie jedyna korzyść płynąca z wdrożenia metody 5S.

Chcesz poznać więcej korzyści z wdrożenia 5S w swojej organizacji? Przeczytaj ten artykuł. 

Zapraszamy również do zapisu na szkolenia i zapoznania się z programem wsparcia dla firm w ramach wdrażania i rozwijania 5S.