Spotkania produkcyjne – organizacja

Jednym z elementów zarządzania w przedsiębiorstwie (produkcyjnym czy usługowym) jest organizacja spotkań na różnych szczeblach hierarchii organizacji. Każdy menager czy dyrektor ma za zadanie zorganizowanie struktury spotkań, która powinna spełniać wszystkie wymogi prowadzonej działalności. Najważniejsze czynniki i kryteria przy organizowaniu tej struktury to:
– czas trwania spotkań,
– częstotliwość,
– dobór uczestników,
– opracowanie śledzonych wskaźników,
– forma przepływu informacji.

Wykorzystanie systemu Karty Priorytetów w spotkaniach produkcyjnych

Lean Management wskazuje kilka narzędzi, które służą organizacji spotkań oraz samego przepływu informacji pomiędzy ich uczestnikami.

Jednym z nich jest system Kart Priorytetów. Sposób prowadzenia spotkań w oparciu o Karty Priorytetów ma wiele zalet. Najważniejsze z nich to:
– spotkania skrócone do minimum,
– ustrukturyzowany przepływ informacji (brak chaosu informacyjnego),
– przekazywanie tylko istotnych kwestii,
– możliwość wsparcia innych pracowników, gdy pojawiają się problemy,
– organizator spotkania (szef, dyrektor) ma pełny, codzienny obraz sytuacji w przedsiębiorstwie.

Struktura spotkań produkcyjnych

Poniżej przedstawiony został przykładowy schemat struktury spotkań produkcyjnych. Przedstawiciele działu: jakość, utrzymanie ruchu, sprzedaż i logistyka są w tym przypadku wsparciem dla zorganizowanej struktury produkcyjnej.

Istotną kwestią jest również wspomniany wcześniej dobór uczestników spotkania produkcyjnego. Powinien to być interdyscyplinarny zespół, który jest w stanie w trakcie spotkania podjąć decyzje oraz rozwiązać problematyczne sytuacje. W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych grono osób biorących udział w spotkaniach powinno składać się z dyrektora, szefa produkcji, kierowników obszarów produkcyjnych oraz przedstawicieli działów jakości, utrzymania ruchu, sprzedaży, zakupów i logistyki. Ostateczną decyzję o uczestnikach spotkania podejmuje zazwyczaj dyrektor zakładu.

Zastosowanie Karty Priorytetów

Spotkanie produkcyjne powinno rozpocząć się od zaprezentowania wszystkich wskaźników określających pracę w poszczególnych departamentach (produkcja, utrzymanie ruchu, jakość, sprzedaż itd.). Kolejnym etapem jest zaprezentowanie przez poszczególne komórki organizacji Kart Priorytetów.

Karta Priorytetów – co to jest?

Karta Priorytetów składa się z dwóch odrębnych pól, które wypełniają osoby odpowiedzialne. Najczęściej wykorzystuje się identyfikacje w dwóch kolorach. Kolor zielony określa czynności i działania, którymi  departament będzie zajmował się danego dnia (np. konserwacja konkretnej maszyny, testy asortymentu, negocjacje z klientem itd.). Zielony oznacza również, że wszystkie działania są zaplanowane i osoby pracujące w obszarze nie będą potrzebowały wsparcia innych komórek organizacji (np. utrzymania ruchu). Działania i czynności zapisane w czerwonej części Karty Priorytetów określają problemy, z jakimi boryka się dany departament. Ta część służy również do wskazania komórki organizacji, której potrzebne jest wsparcie w określonych czynnościach (np. zaangażowanie specjalistów jakości). W takim przypadku zainteresowani powinni w trakcie spotkania określić na czym będzie polegała współpraca pomiędzy działami oraz w jaki sposób wskazany problem zostanie rozwiązany.

Co dalej?

Po zakończonym spotkaniu produkcyjnym wszystkie karty powinny znaleźć się w wyznaczonym wcześniej miejscu (tablica produkcyjna, tablica Kart Priorytetów). Zakładając, że spotkania produkcyjne odbywają się raz na dobę, wszystkie działania i czynności umieszczone na Kartach Priorytetów są weryfikowane w trakcie kolejnego spotkania. Jest to istotna informacja dla osób zarządzających przedsiębiorstwem. Czy wszystkie zaplanowane działania zostały zrealizowane? A także w przypadku występowania problemów, które zobowiązują poszczególne departamenty do współpracy. Podsumowując – Dyrektor dostaje informacje, w jaki sposób współpracują komórki organizacji i jakie są relacje pomiędzy nimi. Jest to również element zarządzania wizualnego i organizacji pracy w przedsiębiorstwie.

Chcesz dowiedzieć się więcej o narzędziach wykorzystywanych w lean management? Sprawdź ofertę naszych szkoleń!