Leader Standard Work – narzędzie skutecznego lidera

Co to znaczy być skutecznym liderem? Bycie skutecznym to takie działanie, które prowadzi do zamierzonego celu. Często się zdarza, że liderzy podejmują działania, które nie prowadzą do zamierzonego celu lub które prowadzą do celu okrężną drogą. Czasami liderzy dochodzą do wyznaczonego celu, ale zbyt wolno. Liderzy mogą też prowadzić bardzo intensywne działania, które prowadzą do jednego określonego celu, ale równocześnie ograniczają lub wstrzymują działania dotyczące innych ważnych celów. Bycie skutecznym liderem to nieustanne działania na różnych frontach. Czy jest narzędzie, które może wesprzeć lidera w tej nieustannej walce? Które sprawi, że lider w sposób skuteczny przejmie kontrolę nad sztormem codziennych działań? Tak! Tym narzędziem jest praca standardowa lidera, czyli Leader Standard Work.

Co to jest standardowa praca lidera?

„Standardowa praca lidera to działania, które należy podejmować każdego dnia, aby skoncentrować się na wszystkich procesach w obszarze odpowiedzialności lidera” (David Mann, Creating a Lean Culture). Podstawowym celem pracy standardowej lidera jest utrzymanie standardów. Nie jest to jedyny cel, należy pamiętać także o poprawie wydajności, rozwoju zespołu, wsparciu jego członków we wdrażaniu zmian, czy monitorowaniu wyników. Najbardziej świadomi liderzy postrzegają standardową pracę lidera jako środek w budowaniu potencjału firmy. Rozumieją bowiem, że bardzo dobre procesy pozwalają wybitnym ludziom osiągać najlepsze wyniki. Praca lidera to nie jest ciąg powtarzających się czynności trwających określony czas, ale mimo to można czynności lidera zidentyfikować. Inaczej mówiąc, im wyżej w schemacie organizacyjnym znajduje się lider, tym ilość pracy standaryzowanej będzie mniejsza. Według Davida Manna, autora publikacji Creating a Lean Culture, ilość czasu standardowego będzie się wahać od 80% dla liderów na produkcji do 25% czasu dla kierowników i dyrektorów produkcji. 25% z ośmiu godzin pracy to dwie godziny.

Co może lider robić w ramach Leader Standard Work?

Weryfikowanie procesów

Po pierwsze może zadbać o utrzymanie tego, co już dobrze działa. Standaryzacja pracy to narzędzie, dzięki któremu mamy punkt odniesienia do dalszych zmian. Jedną z głównych ról lidera jest sprawdzanie, czy standardy są przestrzegane. Skłonienie pracowników przez lidera do przestrzegania najlepszych metod pracy zapewnia spójność i pozwala zachować zdobywaną przez organizację wiedzę. Podczas pracy standardowej lider powinien odnosić się do dokumentacji uwzględniającej kluczowe aspekty przeglądanych procesów. Takimi aspektami mogą być np. produkcja, bezpieczeństwo, jakość, czas realizacji, koszty przepływu materiałów. Sprawdzanie procesu przez lidera jest ustandaryzowane i systematyczne, odpowiednio zaprojektowane dla rodzaju wykonywanej pracy i skoncentrowane na potwierdzaniu zgodności, a nie na poszukiwaniu niezgodności. Ten proces weryfikacji lider powinien wykonywać niczym trener omawiający taktykę gry ze swoim zespołem, a nie jak policjant łapiący piratów drogowych.

Wspieranie pracowników

Kolejną rolą lidera jest rozmowa z pracownikami, dawanie im wsparcia. Lider powinien poprzez swoje decyzje ułatwiać rozwiązywanie problemów i pomagać we wdrażaniu pomysłów, które są trudne do wdrożenia. Dzięki takiej współpracy lider szybko zyskuje szacunek i uznanie wśród swoich pracowników. A cały zespół, któremu przewodniczy lider działa po prostu efektywniej.

Przestrzeganie standardów

Praca standardowa kierowników i liderów jest dokumentowana i udostępniana wszystkim pracownikom.  Tak jak w przypadku standaryzacji pracy na produkcji i w przypadku pracy standardowej lidera należy regularnie sprawdzać, czy jest ona przestrzegana. Gdy szeregowi pracownicy widzą, że lider pracuje zgodnie ze standardem, to mają do niego szacunek i też pracują zgodnie ze swoimi standardami (jest to element motywujący lidera, który nie może wymagać dyscypliny, gdy sam jej nie przestrzega).

Praca standardowa kierowników i liderów pozwala utrzymać system zarządzania w sytuacji, gdy lider jest nieobecny. Jego zastępca jest w stanie szybko wykonać, bez zbędnego zastanawiania się, wszystkie czynności wymagane do skutecznego zarządzania. Praca standardowa kierowników i liderów jest też wykorzystywana do szkolenia nowych liderów i udoskonalana z czasem.

Gemba Walk

Niezwykle ważnym elementem Leader Standard Work jest Gemba Walk. Liderzy udają się na halę produkcyjną lub w inne miejsce wykonywania rzeczywistej pracy i obserwują panujące tam warunki, dogłębnie zapoznają się z procesem. Wiedza zdobyta w taki sposób stanowi źródło inspiracji i przyszłych udoskonaleń.

Jest wiele typów Gemba Walk, ale niezależnie od tego, jaki typ zastosujemy, to do każdego z nich powinniśmy podejść po prostu z sercem. Gemba Walk nie polega tylko na „odhaczeniu” danego punktu. Gemba Walki angażują uczestników i zmuszają do refleksji. Są także doskonałym sposobem przekazywania wiedzy pracownikom z mniejszym doświadczeniem.

Różnice pomiędzy sprawdzaniem procesu, a przejściem Gemba mogą być czasami mało widoczne. Sprawdzanie procesu wiąże się z potwierdzaniem zgodności i koniecznością reagowania wtedy, gdy znajdziemy niezgodność. Przejście Gemba ma na celu zbadanie kondycji, w jakiej znajduje się system zarządzania, zobaczenie, jak proces przebiega w rzeczywistości, i wykorzystanie tego, co uda się zaobserwować do nauczania innych.

Jak w praktyce wdrożyć Leader Standard Work?

Aby zdefiniować Leader Standard Work, należy spisać wszystkie powtarzające się czynności i rozplanować je kalendarzu. Mogą to być grafiki tygodniowe lub miesięczne. Każdego dnia przez dwie godziny o tej samej porze wykonujemy działania zgodnie z standardem.

Przykładowy grafik pracy standardowej lidera:

Źródło: opracowanie autorskie

Liderzy mogą zsynchronizować swoje prace standardowe, aby razem omawiać pewne tematy, np. BHP, reklamacje, opóźnienia, oszczędności. W standard work można wbudować spotkania i ograniczyć je do 0,5h-1h. Zaplanowanie spotkania w grafiku wymusza dyscyplinę czasową i eliminuje wielogodzinne nasiadówki. Do poszczególnych bloków tematycznych można przygotować standardowe pytania dotyczące procesu, zaczynające się od: co, kto, gdzie, kiedy, dlaczego, ile i jak. Kolejnym ważnym elementem jest przegląd wyników, które powinny być zwizualizowane w miejscach procesu, aby można było w sekundę ocenić, czy dziś jest „dobry dzień”.

Czy warto korzystać z Leader Standard Work?

Leader Standard Work ma bardzo pozytywny wpływ na proces ciągłego doskonalenia w organizacji. Codzienna praca nad wieloma procesami daje wymierne korzyści. Systematyczność pracy lidera buduje kulturę organizacji i doskonali procesy. Staje się to sposobem myślenia wszystkich pracowników, dzięki którym pozytywna zmiana następuje stopniowo każdego dnia.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak być skutecznym liderem? Koniecznie sprawdź ofertę szkolenia Skuteczny Lider!