Transkrypcja odcinka podcastu LUQAM. Odsłuchaj treść odcinka tutaj: „KPI, OKR, a może intuicja i subiektywna ocena? – dlaczego warto cyfrowo monitorować procesy? – cz. 2”

Wyzwania związane z tradycyjnym systemem zbierania danych

Wracamy do tematu monitorowania procesów, który omawialiśmy w poprzedniej części. Zdefiniowaliśmy jak mierzyć KPIs. No i co teraz? Powinniśmy wziąć kartkę, długopis i wszystko zapisywać? Liczyć na kartce? Zatrudnić studenta, żeby zliczał nam te dane?

Pewnie w XX wieku to by było świetne rozwiązanie, ale my jesteśmy już w dobie czwartej rewolucji przemysłowej i sposób, w jaki będziemy zbierać dane oraz to jak będziemy je przetwarzać, będzie wpływał na efektywność naszej organizacji. Oczywiście możemy zacząć od przysłowiowej kartki i tabelki w Excelu. Możemy poprosić pracowników, żeby zapisywali nam ile wyprodukowali wyrobów na linii produkcyjnej i później może przyjść student, czy studentka/ asystentka, którzy będą zbierali te dane i będą je przepisywali do Excela, a następnie będą przygotowywali wykresy.

Tylko teraz trzeba się zastanowić, bo z jednej strony, jeżeli nie mamy żadnego systemu do zbierania danych to trzeba będzie zacząć od czegoś takiego. Plusem jest tutaj to, że będziemy mogli szybko wdrożyć takie zbieranie danych. Niestety minusem jest to, że będzie to na pewno pracochłonne. Często jest tak, że tego typu rozwiązanie wiąże się z zatrudnieniem kolejnej osoby albo „wciśnięciem” komuś dodatkowego zadania do aktualnie pełnionych obowiązków. Tutaj jest też taka kwestia, która bardzo często wychodzi przy dłuższym zbieraniu tych danych, a mianowicie pytanie, czy my całkowicie i bezgranicznie możemy zaufać tym danym. Bo jednak często powstają pewne błędy… Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, komu nigdy „nie wysypała” się żadna formuła w Excelu. Tutaj też często wychodzą błędy związane z niedokładnym zapisywaniem danych przez pracowników, czy ze zwykłymi pomyłkami. Dlatego taki system jest nie do końca doskonały. No i niestety występują tu pewne opóźnienia w czasie, ponieważ na przykład dopiero na drugi dzień dane będą dla nas dostępne, co sprawi, że tak naprawdę nie możemy reagować natychmiast, tylko dopiero po jakimś czasie.

Nowoczesne systemy zbierania danych

W ramach czwartej rewolucji przemysłowej pojawia się pewna klasa systemu, który może pomóc w zbieraniu różnych danych w czasie rzeczywistym. Są na przykład systemy klasy MES, które pozwalają nam na zbieranie danych, na przykład o aktualnej produkcji w czasie rzeczywistym. Podpinamy sobie taki system do linii produkcyjnej, do maszyny i zaczynamy wszystko śledzić na bieżąco. Definiujemy jaki jest czas cyklu naszego wyrobu i system zaczyna zliczać dane automatycznie. Jest też możliwość, żeby nasz pracownik automatycznie, na żądanie systemu wprowadzał takie dane. Pracownik będzie mógł też wybierać jaki jest status systemu, czy maszyny, tzn. czy mamy awarię, czy był jakiś problem jakościowy, a system automatycznie będzie nam przeliczał takie dane i będziemy je otrzymywali w formie wykresów.

Zbieranie danych w czasie rzeczywistym

Dzięki temu będziemy mogli w czasie real-time, czyli na bieżąco, reagować i podejmować decyzje, a to jest dzisiaj szalenie ważne. Firmy często odchudzają przykładowo zapasy, ponieważ to są koszty, zamrożone pieniądze i czasami jeden dzień opóźnień przy takich właśnie niskich stock’ach będzie już dla nas problemem.

Dodatkowo, moglibyśmy zbudować taki system jak na przykład Qlik Sense, czy Power BI. Mam na myśli proste rzeczy, wcale nie rocket science, na podstawie których będziemy mogli po prostu zbudować pewną bazę elektroniczną naszych KPIs. Tak, żeby to nie były kartki, żeby to nie było liczenie manualne, tylko właśnie już wykresy i gotowe analizy. Wtedy, przykładowo przychodzimy codziennie na godzinę 10.00 na Top Management Meeting (różnie się to nazywa w firmach) i uczestniczymy w spotkaniu, analizujemy nasze codzienne wyniki i widzimy co się działo wczoraj i co się dzieje aktualnie. Tym danym możemy ufać. Dzięki temu, że wszystko będzie to zautomatyzowane, to nie będziemy mieli dużo ręcznej pracy, liczenia, obrabiania wszystkich danych.

Przechowywanie danych – dashboard i BSC

Kolejna sprawa jest też taka, że jak pracujemy z KPIs, to powinniśmy obrać metodę przechowywania tych danych, taką jak np. dashboard, czy Business Score Card (BSC), czyli właśnie konkretne miejsce do trzymania wszystkich KPIs. No i jak mamy zebrane te wszystkie dane, to na przykład na zamknięcie miesiąca robimy Management Meeting i analizujemy KPIs, żeby dążyć do znalezienia przyczyn pewnych problemów, które identyfikujemy oraz zastanawiamy się co możemy zrobić, żeby osiągnąć nasze cele.

System MES – TiMES od LUQAM

Nowoczesne systemy MES też oferują nam takie dashboardy, gdzie możemy zbierać dane, które są dobrej jakości w czasie rzeczywistym i od razu możemy je przetwarzać, a następnie wyciągać z nich te kluczowe wskaźniki, które monitorujemy. Czyli wszystko zamykamy sobie w jednym systemie, a na koniec zmiany system automatycznie generuje raport, w którym widzimy wskaźniki, które sobie zdefiniowaliśmy.

Nawet przykładem może być nasz system TiMES, który też ma taką funkcjonalność, gdzie po zakończonej zmianie, czy po zakończonym tygodniu, miesiącu (w zależności od naszych potrzeb) możemy wygenerować właśnie taki raport, który będzie pokazywał nam wskaźniki, które zdefiniowaliśmy i to będzie nam pomagało podejmować decyzje. Bo tak, jak sobie powiedzieliśmy, przede wszystkim te decyzje powinniśmy podejmować właśnie na podstawie danych.

I praktycznie z każdego systemu MES jesteśmy w stanie wyciągnąć informacje na temat OEE, czyli dostępność, wydajność i jakość maszyn, ale także produktywność, czy kwestię awaryjności, MTBF, MTTR – to wszystko znajduje się w jednym systemie, dzięki czemu te dane możemy łatwo analizować w zależności od potrzeb, czy to na poszczególnych wydziałach, czy dla całej firmy, czy w różnych horyzontach czasowych.

Cyfrowe agregowanie danych

W momencie, kiedy pójdziemy jeszcze krok dalej, to możemy zainteresować się systemem, takim jak APS, którego zadaniem jest harmonogramowanie i planowanie naszej produkcji. W momencie, kiedy te systemy połączymy ze sobą, z naszym systemem ERP, to wtedy uzyskamy pełen obieg tych informacji. Ponieważ kiedy będziemy mieli awarię na maszynie, bądź będą one niedostępne, to system, który jest odpowiedzialny za planowanie, automatycznie dostosowuje nasz plan produkcji, natomiast wysyła również informację do naszego systemu zarządzania materiałami, jeżeli jest potrzebna modyfikacja zamówienia to wtedy też dostajemy taką informację.

To już jest kolejny stopień naszego wtajemniczenia w cyfrowe zarządzanie przedsiębiorstwem, no i to zdecydowanie też pomaga nam podejmować decyzje na podstawie danych, a tak naprawdę w dużej mierze te systemy podejmują decyzję za nas.

Czyli rezygnujemy z kartki, stawiamy na dane jakościowe wprowadzane bezpośrednio do systemu przez pracowników produkcyjnych, tych którzy raportują, czyli skracamy czynności dodatkowe, czyli ręczne zapisywanie danych i odchodzimy od tych kartek całkowicie albo gdzie się tylko da i rezygnujemy ze studentów.

Studentom można dać mądrzejszą pracę do robienia. Warto skorzystać z ich bardziej kreatywnych pomysłów. Zdecydowanie trzeba zwrócić uwagę na to, że wartość dodana z takich studentów jest taka, że są to pracownicy, którzy mają też „świeże oko”, nie znają naszego biznesu i możemy ich poprosić o wykonanie np. analizy naszego procesu, co może się okazać bardzo wartościowe. Można dawać im trudniejsze zadania, natomiast w mojej opinii powinniśmy dążyć właśnie do tego, żeby cyfryzować ten sposób zbierania KPIs i zarządzania nimi.

Znaczenie zasobów ludzkich w cyfrowej transformacji

Musimy też pamiętać o tym, żebyśmy „nie wylali dziecka z kąpielą”, ponieważ w momencie, kiedy powiemy sobie, że robimy od razu cyfryzację, to niestety czasami jest to proces, gdzie wymaga to zdefiniowania sposobu zbierania danych na nowo. Może to też wymagać opracowania naszych aplikacji, wdrożenia ich i to też może wymagać trochę czasu albo nakładów finansowych. Tutaj musimy zaplanować drogę do naszej transformacji, żeby zapewnić, że w trakcie zmiany naszego podejścia na cyfrowe zbieranie danych, będziemy mogli otrzymywać dane, które są zbierane w tradycyjny sposób, póki nie przejdziemy całkowicie na 4.0.

Czyli potrzebujemy czasu, środków pieniężnych i na pewno zasobów ludzkich z firmy, które będą mogły taką transformację przeprowadzić.

Tak, zdecydowanie, ponieważ możemy powiedzieć, że chcemy w sposób cyfrowy, elektroniczny otrzymywać KPIs i dane z naszych procesów, a to tak naprawdę się samo nie stanie. Ktoś będzie musiał przygotować tę strukturę i procesy. Bardzo często managerowie o tym zapominają, a oczekują efektów, bo myślą, że kupią system i system będzie robił wszystko za ludzi. A ten system trzeba sparametryzować, przygotować, zasilić dobrymi danymi i to się samo nie stanie.

Czym są OKR’y (Objectives and Key Results)?

Skoro płynnie przeszliśmy już do zasobów, to kolejnym tematem, który chciałbym, żebyśmy poruszyli w naszym odcinku są OKR’y.

OKR to skrót, który oznacza Objectives and Key Results, czyli cele i kluczowe rezultaty. Jest to metoda do realizacji działań i zarządzania celami, która powstała w firmie Intel. Ta metoda podchodzi w bardziej zwinny sposób do wyznaczania celów, niż metoda strategy deployment. Polega na tym, że budujemy cele w ujęciu trochę krótszym czasowo, bo możemy na przykład wyznaczyć OKR roczny i później jeżeli przekształcamy to już na zadania dla naszych zespołów, to budujemy OKR’y, które są kwartalne. Jeżeli taki kwartalny OKR dla naszej organizacji byłby związany z tym, że chcielibyśmy rozwinąć naszą firmę globalnie, to moglibyśmy sobie zdefiniować poziom sprzedaży, który będzie celem naszego OKR’a. Później będziemy chcieli wypisać kluczowe wyniki, które powinniśmy osiągnąć, czyli na przykład może to być: uzyskanie jakiejś nagrody, premiera nowej usługi albo sprzedaż tej usługi do 100 nowych klientów, bądź też uzyskanie 150 rekomendacji właśnie od klientów, którzy skorzystali już z najnowszej usługi.

Zwinne zarządzanie celami

Podejście związane z OKR’ami pomaga nam w sposób zwinny zarządzać celami, ponieważ bardzo często jest tak, że jeżeli wyznaczamy sobie cele roczne to niestety już na przykład w lipcu okazuje się, że one mają niewiele wspólnego z rzeczywistością. Może tak być, bo zmieniła się trochę strategia, bo pojawiły się nowe projekty, ktoś się zwolnił i to potem przekłada się na fakt, że my pracujemy nad czymś, co nie pokrywa się z naszymi celami rocznymi. Metoda OKR ma nas zabezpieczać przed taką sytuacją, ponieważ OKR’y są wyznaczane na kwartał i po kwartale je weryfikujemy. Tutaj też można powiedzieć, że dobrze ustawiony OKR i dobrze ustawiony cel, to taki, który zrealizowaliśmy w około 60-70%, bo w momencie kiedy wszystkie byłyby realizowane w 100%, to moglibyśmy powiedzieć, że te cele były niezbyt ambitne.

Natomiast tutaj mamy już takie podejście, że chcemy robić jak najwięcej, ale nie musi to być 100%, ponieważ wiemy, że w tym przypadku często mniej oznacza więcej.

Czyli OKR’y są bardziej zwinne? Moglibyśmy tak powiedzieć, że są bardziej agile?

Zdecydowanie tak. OKR’y dużo bardziej nadają się do pracy, w której bardziej musimy angażować naszych pracowników. Przy definiowaniu OKR’ów zachęca się, żeby również włączać pracowników w ten proces. W momencie, kiedy mówimy, że powinniśmy mieć na kwartał założone 5-6 OKR’ów, to też część z nich powinna pochodzić właśnie od naszych pracowników. Często w świecie, który dzisiaj obserwujemy wiele rzeczy jest tak naprawdę wymyślonych, a metoda OKR pomaga nam rozwijać biznes, poprzez zaangażowanie pracowników. Są oni niezbędni do generowania nowych pomysłów i bardzo często zaangażowani pracownicy wprowadzają firmy na następny level. Pracownicy i managerowie Google mówili, że przejście na OKR’y to długofalowo była to jedna z ich najlepszych decyzji i między innymi dzięki temu rozwinęli się na miarę takiej firmy, jaką dzisiaj są.

OKR vs KPI – co wybrać?

Jeśli chcielibyśmy porównać te 2 klasy, czyli KPIs i OKR’y, to co stosować w firmie? Czy dobierałbyś podejście w zależności do tego, co to jest za firma, jaki jest proces w danej firmie, czy moglibyśmy zastosować jakąś hybrydę?

Aktualnie bardzo często w naszych firmach są tak zwane MBO’s, czyli są wyznaczane cele roczne dla naszych pracowników. Mamy wyznaczone na przykład 5-10 jakichś celów rocznych i tak jak mówiłem, często pojawia się problem, że po kilku miesiącach te cele mają mało wspólnego z tym, co dzieje się w firmie, bo np. pojawiła się jakaś nowa możliwość, zmienił się odrobinę kierunek działań. Można spróbować uniknąć takiej sytuacji, właśnie poprzez wdrożenie OKR’ów. Cele roczne mogłyby być zastąpione kwartalnymi OKR’ami.

KPIs są nam niezmiernie potrzebne, ponieważ na ich podstawie będziemy mogli budować OKR’y, bo musimy wiedzieć jaka jest nasza sprzedaż, jakie są nasze wyniki operacyjne, więc tutaj za dużo się nie zmienia, natomiast te OKR’y zdecydowanie mogą nam pomóc w wyznaczaniu mniejszych celów, na których możemy się skupić.

Jakie podejście wybrać w zbieraniu danych produkcyjnych?

A co powiesz o produkcji? Jeśli chodzi o te dane produkcyjne, stricte liczbowe, to tam możemy się skupić na tym podejściu bardziej KPI’owym, ale w sposób automatyczny, gdzie automatycznie sobie te dane pobieramy i agregujemy? Czyli to są nasze wskaźniki operacyjne, a przy wskaźnikach biznesowych w zmieniającym się świecie, przy bardziej dynamicznych zmianach na rynku widziałbyś jakąś szansę dla OKR’ów, tak?

Tak, zdecydowanie. OKR’y pomogłyby właśnie w takiej sytuacji, gdzie mamy procesy bardziej biznesowe, informatyczne, czy serwisowe. Jeśli chodzi o środowisko bardziej przemysłowe, produkcyjne, to tutaj zdecydowanie polecam właśnie tę transformację na rzecz zbierania danych w sposób zautomatyzowany, real-time, żebyśmy wiedzieli co się dzieje na bieżąco. To nam daje przewagę, bo możemy na bieżąco podejmować decyzje na podstawie danych, które do nas spływają.

Cały czas musimy pamiętać o tym dashboardzie, czyli prezentacji wyników, żebyśmy nie zbierali wszystkiego w osobnych miejscach, tylko powinniśmy agregować dane w jednym centralnym miejscu, do którego każdy ma dostęp. Dzięki temu każdy może zobaczyć jaki jest aktualny poziom poszczególnych wskaźników w organizacji.

Tak, ten dostęp do wskaźników jest też ważny, bo często w firmach jest tak, że pracownicy nie znają KPIs. Nie znają wyników, a powinni mieć do tego dostęp, zwłaszcza jeżeli są z tych wskaźników rozliczani. Więc dobrą praktyką jest to, żeby zbierać te KPIs w jednym miejscu, analizować je, wyznaczać te, które są dla nas priorytetowe i na tej podstawie podejmować działania doskonalące, które mają poprawiać nasze wyniki.

Intuicja vs. dane – co powinno przeważać?

A co z intuicją, o której wspomnieliśmy na początku? Myślisz, że możemy ją brać pod uwagę jako jeden z ważnych aspektów do monitorowania, czy powinniśmy się w 100% oddać liczbom, danym i faktom?

Myślę, że w momencie kiedy możemy generować coraz więcej danych w naszych procesach, zbierać coraz więcej różnych obserwacji, to liczby, dane i fakty mają większe znaczenie. Natomiast tej intuicji nie skreśliłbym całkowicie, ale uważam, że ona jest już takim ostatecznym tuningiem, a naszą podstawą powinno być bazowanie na danych.

Przeczytaj transkrypcję I części odcinka tutaj!