Koordynator obszaru 5S – członkiem zespołu 5S
Podczas przygotowań do wdrożenia metody 5S istotną rzeczą, o której już na samym początku należy pomyśleć jest stworzenie odpowiedniej struktury 5S. Polega to na powołaniu zespołu, którego celem będzie opracowanie i utrzymanie systemu 5S. Nie oznacza to absolutnie, że tylko wytypowane osoby będą odpowiedzialne za wyniki. Odpowiedzialni są wszyscy pracujący w organizacji. Zespół 5S ma na celu wypracowanie (wspólnie z resztą zatrudnionych) standardów, według których system będzie rozwijany, a następnie wspieranie i ciągły rozwój. Najczęściej spotykany skład takiego zespołu to: Koordynator systemu 5S, Audytor 5S, Koordynator obszaru 5S.
Koordynator systemu 5S – zadania
Na koordynatorze systemu 5S ciąży szereg obowiązków:
– planuje i nadzoruje przebieg wdrożenia systemu we wszystkich obszarach objętych programem.
– organizuje i przeprowadza szkolenia dla pracowników.
– odpowiada za kontakty pomiędzy dyrekcją a pracownikami.
– nadzoruje przebieg audytów 5S.
– tworzy i aktualizuje księgę standardów.
– raportuje do kierownictwa realizację działań w zakresie systemu 5S w organizacji.
Audytor 5S – zadania
Audytor 5S jest z reguły odpowiada za kontrolę funkcjonowania systemu i przestrzeganie standardów w konkretnych obszarach. Dodatkowo jego zadaniem jest zbieranie informacji o występujących niezgodnościach i wskazywanie możliwości do poprawy. W tak zbudowanej strukturze może pełnić role pośrednika pomiędzy koordynatorem systemu 5S, a koordynatorem obszaru 5S.
Wyodrębnienie obszarów
Wdrożenie 5S należy rozpocząć od podziału całej firmy na mniejsze strefy, obszary. Idąc dalej, każdemu z tych obszarów powinien zostać przydzielony oddzielny koordynator. Nasuwa się pytanie – czy to nie jest zbytnia biurokracja i sztuczne tworzenie dodatkowych funkcji? Zdecydowanie nie. Odpowiedni podział organizacji z przydziałem odpowiedzialności jest istotnym elementem skutecznego wdrożenia systemu 5S. Zadaniem koordynatorów obszarów jest ogólnie rzecz biorąc wspieranie działań 5S prowadzonych w firmie. W jaki sposób? Poprzez propagowanie systemu 5S w swoich obszarach (liniach produkcyjnych, działach, biurach itd.).
Koordynator obszaru 5S – zadania
Koordynatorem obszaru powinna zostać osoba ściśle związana z daną strefą, czy to produkcyjną, magazynową, warsztatową, czy biurową. Każdy z obszarów musi posiadać swojego przedstawiciela – lidera, który jest głosem całego zespołu. Jego zadaniem będzie głównie dbanie o to, aby ustalone standardy dla obszaru były przestrzegane. Dodatkowo będzie on pobudzał współpracowników do działania i doskonalenia miejsc pracy. Powołując koordynatora obszaru należy pamiętać, że nie wystarczy tylko wytypować daną osobę. Należy zapewnić jej dokładne przeszkolenie. Szkolenie powinno obejmować nie tylko metodologię 5S, ale również część poświęconą zagadnieniom menażerskich, w tym zarządzanie zespołem. Tylko wówczas można liczyć na jego pełne zrozumienie, wsparcie i zaangażowanie ze strony koordynatora.
Zaangażowanie na początkowym etapie wdrożenia
Uczestnictwo w szkoleniach i warsztatach prowadzonych w obszarach pilotażowych
Najlepiej, aby już w początkowej fazie wdrożenia potencjalni kandydaci na koordynatorów obszarów uczestniczyli w szkoleniach i warsztatach prowadzonych w obszarach pilotażowych. Dzięki temu będą mogli dokładnie poznać zasady 5S i już na samym początku w trakcie opracowywania standardów przedstawiać swoją opinię dotyczącą zastosowania ich w swoim obszarze. Bo któż lepiej zna swój proces i swój obszar niż jego użytkownik?
Obecność na audytach 5S
Dobry koordynator obszaru będzie w dalszych etapach z chęcią uczestniczył również w audytach. Wykryte niezgodności wówczas nie będą podstawą do wytykania błędów i obwiniania współpracowników, lecz będą punktem wyjściowym do kolejnych działań doskonalących we własnym (i nie tylko) obszarze. Jeśli mowa o ulepszaniu, częstym błędem popełnianym przez koordynatorów obszarów jest rywalizacja w zakresie ustanawiania nowych standardów i samoczynne wdrażanie ich w swoich obszarach. Należy pamiętać, że standard ma być globalny – jeden dla całej organizacji. Każde zmiany i udoskonalenie są oczywiście mile widziane. Ale to właśnie koordynator obszaru jest osobą odpowiedzialną za zgłoszenie takiego pomysłu, który został przekazany mu przez współpracowników.
Udział w spotkaniach poaudytowych
I tu pojawia się kolejne zadanie koordynatora, czyli udział w spotkaniach poaudytowych. Koordynator obszaru 5S, jak wcześniej wspomniano, jest przekaźnikiem informacji. To on jest najbliżej miejsca akcji i może najszybciej reagować i informować o problemach oraz pomysłach, które pojawiają się podczas codziennej pracy, a nie tylko przy okazji audytów. Jest osobą, która doskonale będzie wspierała audyt, odpowiadała na pytania kontrolującego i wyjaśniała ewentualne niezgodności oraz prezentowała dokonania zespołu. Kiedy jednak trzeba mobilizuje współpracowników, wyjaśnia im wątpliwości. Jego zadaniem jest również pomoc w zrozumieniu zasad 5S i odpowiednie reagowanie, gdy nie są przestrzegane.
Podsumowując koordynator obszaru 5S jest bardzo ważnym członkiem zespołu i jednocześnie istotnym elementem wdrożenia 5S. Odgrywa on kluczową rolę. To od niego zależy jak zespół danego obszaru będzie odbierał system 5S – czy jako narzucone sprzątanie i ciągłe kontrolowanie, czy może jako skuteczną metodę, którą jako zespół można wykorzystać do ułatwienia swojej pracy.
Jeśli zainteresowała Cię tematyka związana z koordynowaniem i doskonaleniem systemu 5S – zapraszamy na szkolenie „Metoda 5S”.
