Layout biura

W przemyśle słowo „layout” najczęściej rozumiane jest jako odpowiednie ustawienie obszarów produkcyjnych i magazynowych. W tych częściach firmy skupiamy się na zaprojektowaniu layoutu w sposób najbardziej odpowiadający naszym potrzebom oraz eliminujący występowanie zagrożeń bezpieczeństwa pracy i strat. Robimy to na co dzień, ponieważ wiemy, że to właśnie tam tworzona jest wartość dodana. A gdyby przenieść doświadczenia z „layoutem” w inne obszary, równie ważne z punktu widzenia działania przedsiębiorstwa, a mianowicie do biur? Tam również „dodajemy wartość” kiedy podejmujemy ważne decyzje lub analizujemy i rozwiązujemy problemy.  Samo słowo „layout” w języku angielskim oznacza układ, plan. Spróbujmy zatem zastanowić się w jaki sposób odpowiedni układ biura może wpływać na jakość pracy?

Właściwy projekt biura tworzy się w taki sam sposób jak projekt rozmieszczenia wyposażenia dla linii produkcyjnej. Zamiast maszyn mamy ksero, a stoły montażowe to biurka. W zależności od potrzeb lub możliwości adaptacyjnych pomieszczeń tworzy się tzw. open space lub pokoje. Ilość osób, która pracuje w danym biurze i charakter biura  są z góry zaplanowane. Przypomnijmy, że na każdego pracownika wykonującego pracę w pomieszczeniu biurowym powinno przypadać co najmniej 2m2 powierzchni podłogi. Wynika z tego, że projektując layout musimy spełnić pewne warunki. Dochodzi do tego wyposażenie jakim pracownik będzie się posługiwał. Najczęściej będą to biurko, krzesło, szafki i sprzęt komputerowy.

7 strat w biurze

Odpowiedni layout biura pomaga w eliminacji strat, jakie powstają w trakcie wykonywania obowiązków.

Rozważmy 7 strat przez pryzmat odpowiedniego układu biura:

Brak jakości / defekty / braki

Problem:  Odnosi się do odpowiedniego wyposażenia (jakość i standard) a także ergonomii pracy. Brak odpowiedniego wyposażenia powoduje szybsze zmęczenie i dekoncentrację, co niekorzystnie wpływa na wykonywaną pracę. Kolejnym problemem jest sposób pozostawiania biura i jego wyposażenia po skończonej pracy.

Rozwiązanie: Ustandaryzowanie wyposażenia już na etapie projektu biura. Wykonanie instrukcji w postaci planu layout, w jaki sposób należy pozostawić biuro po skończonej pracy.

Nadprodukcja

Problem: W biurze znajdują się wspólne szafki na dokumentację. Ich rewizje są prowadzone przez wszystkie osoby, przez co często ta sama praca wykonywana jest kilkukrotnie przez różne osoby.

Rozwiązanie: Zaznaczenie na layout’cie mapy odpowiedzialności oraz włączenie layoutu w system 5S. Każdy z użytkowników odpowiada za wyznaczoną przestrzeń. Zakres odpowiedzialności oraz działania są ustalone (np. zawierają się w procedurze 3S).

Oczekiwanie

Problem: W przypadku biurek przechodnich, tzw. „gorących biurek” –  czekanie na wolne miejsce.

Rozwiązanie: Plan rozmieszczenia biurek w widocznym miejscu z zaznaczonymi godzinami rezerwacji.

Transport

Problem: Niewłaściwe ustawienie biura sprawia, że pracownicy wykonują szereg niepotrzebnych czynności, np. przejście do drukarki znacznie oddalonej od biurka.

Rozwiązanie: Odpowiednie wydzielenie miejsc już na etapie projektu. Analiza kto najczęściej korzysta z danego wyposażenia. Na layoucie biura możemy oznaczyć miejsce drukarki kolorowej i monochromatycznej.

Zapasy

Problem: Brak odpowiedniego zarządzania wizualnego powoduje duży przyrost niepotrzebnych, zalegających rzeczy.  Są to często próbki, dokumentacja, foldery reklamowe. Problem ten szczególnie łatwo zauważyć przy wdrażaniu 5S. Wówczas przy pierwszym S – selekcji – nad tematem zgromadzonych „dóbr” spędza się najwięcej czasu.

Rozwiązanie: Określenie na layoucie miejsc odkładczych, wspólnych szafek. Używanie layoutu jako elementu 5S.

Nadmierne przetwarzanie

Problem: Szukanie osoby, której nie znamy i nigdy nie widzieliśmy. Jest to sytuacja niekomfortowa dla obu stron. Z jednej strony osoba szukająca przeszkadza pracownikom swoimi pytaniami. Z drugiej strony dla osoby, która przyszła z zewnątrz taka sytuacja wiąże się z zakłopotaniem i straconym czasem.

Rozwiązanie: Oznaczenie miejsc osób na layoucie biura. Umożliwi to sprawne poruszanie się po biurze, wyeliminuje lub znacząco zmniejszy przeszkadzanie innym w pracy.

Zbędne ruchy

Problem: Nieergonomiczne ustawienie wyposażenia, nieodpowiednio ustawione biurka, przez co osoby pracownicy i pracownice muszą „przeciskać się” lub przerywać pracę aby inna osoba mogła zająć swoje miejsce.

Rozwiązanie: Zaplanowanie układu biurek, regałów i innego sprzętu biurowego w sposób umożliwiający wydzielenie stref pracy od przejść.

Layout biura – inne zalety

Odpowiednio wykonany layout biura pomaga w inwentaryzacji sprzętu i utrzymaniu wyposażenia we właściwym stanie technicznym. W przypadku zmian layout ułatwia przenoszenie biur w inne miejsce bez straty dla pracowników. Częstym problemem jest niedoszacowanie miejsca potrzebnego pracownikom, ilości stanowisk i odpowiedniego wyposażenia. Tak, jak w przypadku layoutu wydziałów produkcyjnych, dobry plan rozmieszczenia umożliwia pracę bez zbędnych strat.