Czym jest standaryzacja pracy i jakie są korzyści z jej stosowania?
Standaryzacja umożliwia przeprowadzenie danego procesu z jak najlepszym wykorzystaniu czasu i środków oraz pozwala na podnoszenie jakości procesu. Wypracowanie standardów pracy pozwala stworzyć punkt odniesienia oraz ocenić rzeczywistą efektywność wykonywanych czynności. Standaryzacja nie powinna być kojarzona z biurokracją, ponieważ nie oznacza zatrzymania procesu zmian.
Wprost przeciwnie standaryzacja pracy ma prowadzić do stabilności na drodze nieustannego udoskonalania i usprawniania. Wprowadzenie standardów jest więc częścią dynamicznego procesu pozytywnych zmian. Brak standaryzacji oznacza wahania w poziomie wydajności, która zmienia się w zależności od dnia, zmiany i pracownika. Każda osoba wykonuje swoje obowiązki w inny sposób, a wdrożenie nowego pracownika trwa dłużej. Standaryzacja pomaga w uniknięciu tych problemów. Ponadto sprawia, że procesy są powtarzalne a czas wdrożenia nowych osób znacznie krótszy.
Jak wdrożyć standaryzację pracy?
Standard, który ma zostać wprowadzony w firmie, powinien mieć pewne określone cechy. Najważniejszymi cechami są jasność oraz czytelność. Standardy nie mogą być skomplikowane. Należy zadbać o ich jasny, zrozumiały dla każdego odbiór. Pamiętajmy jednak, że standaryzacja nie ma na celu nadmiernego upraszczania, które może zwolnić pracownika z myślenia. Standardy nie oznaczają bezrefleksyjnego wypełniania obowiązków – mają doprowadzić do tego, aby wszelkie czynności związane z pracą były wykonywane szybciej, w lepszy i bardziej bezpieczny sposób, z pominięciem niepotrzebnych kroków.
Istotną częścią standaryzacji są konkretne dane, które da się zmierzyć. Przed ustaleniem standardów należy dokładnie opisać ich poszczególne elementy oraz czas potrzebny na wykonanie kolejnych czynności. Obserwacje powinny zostać umieszczone w dokumencie oraz dokładnie przeanalizowane.
Wdrożenie standardów może wydawać się skomplikowanym wyzwaniem. Jednak – jak przyznają nasi eksperci – w dłuższej perspektywie jest to proces opłacalny. Standard ułatwia wprowadzenie nowych pracowników w ich obowiązki, przyczynia się do poprawy stabilności procesów w firmie, zwiększenia wydajności oraz osiągania lepszych wyników. Efektem standaryzacji może być podnoszenie jakości usług lub produktu. Wdrażanie standardów w wielu przypadkach poprzedza zastosowanie metody 5S, która pozwala na uporządkowanie i zmianę stanowiska pracy w sposób, który ułatwia wykonywanie obowiązków.
Podsumowując standaryzacja daje również okazję do lepszego poznania opinii pracowników na temat ich pracy, dyskusji z nimi oraz budowania związku z firmą.
