Czym jest analiza przepływu informacji?

Obszarem, który bardzo dokładnie powinien poznać każdy właściciel firmy, jest przepływ informacji. Dla skutecznego zarządzania firmą nieodzowna jest wiedza na temat tego, jak odbywa się przepływ informacji i dokumentów wewnątrz firmy. Właściciel powinien również wiedzieć, jaką drogę pokonują informacje i dokumenty pomiędzy firmą, a jej klientami oraz między firmą i jej dostawcami. Analiza przepływu informacji usprawnia procesy komunikacyjne i decyzyjne w organizacji.

Jak odbywa się przepływ informacji wewnątrz firmy?

Poprawne funkcjonowanie każdej firmy zależy między innymi od sprawnego przepływu informacji. Dzięki temu wszyscy pracownicy doskonale wiedzą, co należy do ich obowiązków.  Wiedzą również, w jaki sposób realizować mają swoje zadania w pracy. Informacje nie mogą docierać do pracowników z opóźnieniem. Niedopuszczalna jest też sytuacja, że informacje w ogóle nie docierają do zainteresowanych osób. W firmie, w której przepływ informacji kuleje, pracownicy mniej angażują się w jej sprawy. A w sytuacji, gdy zachodzi konieczność dokonania w firmie zmian, niechętnie na nie się godzą lub wręcz się im sprzeciwiają. Już na etapie organizowania firmy należy bardzo uważnie przemyśleć sposób, w jaki będzie odbywał się w niej przepływ informacji.

Jakie zadania powinna obejmować analiza przepływu informacji w firmie?

Dokonując analizy przepływu informacji w firmie, należy przyjrzeć się, jak odbywa się obieg dokumentów i informacji w poszczególnych działach. Podejmując się analizy przepływu informacji w swojej firmie, trzeba zwrócić uwagę również na to, czy przekazywane pracownikom informacje są przede wszystkim rzetelne, dokładne i aktualne. Muszą one być również zrozumiałe dla wszystkich pracowników.

Jak usprawnić przepływ informacji w firmie?

Ryzyko bałaganu i chaosu zwiększa się, gdy w przepływ informacji w firmie zaangażowanych jest mnóstwo osób. Są więc firmy, w których pracownicy otrzymują zbyt wiele informacji lub nie otrzymują ich wcale. Prowadzi to do podejmowania wielu błędnych decyzji. Aby obieg informacji w firmie był efektywny, warto pamiętać o spotkaniach kadry kierowniczej z pracownikami. Należy też dokonywać bardzo starannej selekcji informacji, które trzeba przekazać dalej, a które można zachować wyłącznie dla siebie.

Rola informacji w funkcjonowaniu każdego przedsiębiorstwa jest olbrzymia. Umożliwia ona nie tylko rozpoznanie rynku i potrzeb klienta. Jeśli analizę rozszerzymy o informacje pozyskiwane z zewnątrz oraz uwzględnimy obieg informacji dotyczący badania rynku i opinii, ale także wykorzystanie wiedzy i umiejętności pracowników. Prawidłowy przebieg informacji w firmie sprawia, że działa ona sprawniej, przez co pośrednio może prowadzić do zwiększenia jej wartości konkurencyjnej na rynku. Mówiąc o przebiegu informacji w firmie, warto też wspomnieć o tym, aby obieg informacji odbywał się w bezpieczny sposób i by nie trafiały one do nieupoważnionych osób.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Napisz do nas, a my znajdziemy szkolenie dla Ciebie lub rozwiązanie optymalizacyjne dla Twojej organizacji.