Co to jest Toyota Kata?

Jaki mechanizm działania Toyota Kata poszerza naszą wiedzę i pozwala nam się przenieść na wyższy poziom wydajności?

Samo słowo Kata stosowane jest w wielu tradycyjnych sztukach i sportach walki. Kata to szczegółowo zdefiniowane ciosy, bloki, sposoby poruszania się i inne elementy walki wykonywane krok po kroku.

Aby zobrazować Toyota Kata, zacznijmy od opisu pracy firmy. Każda firma ma nieskończone możliwości. W praktyce jednak porusza się w dobrze sobie znanych obszarach. Firma często z dużym entuzjazmem wdraża narzędzia Lean, rozwiązuje problemy poprzez zdefiniowanie problemów, wskazanie zespołów, które je rozwiązują, znają narzędzia Lean, dysponują listą działań i je realizują. Zazwyczaj jednak w trakcie procesu ciągłego doskonalenia poruszają się po przestrzeni, która jest im dobrze znana.

Dla porównania wyobraźmy sobie tenisistę, który ciężko trenuje od kilkunastu lat przez 6 dni w tygodniu. Jednak mimo dużego wysiłku i determinacji ciągle odpada na turniejach w trzeciej lub czwartej rundzie. Czasami zdobędzie jakieś miejsce na podium. Dlaczego nie robi postępów? Ponieważ porusza się ciągle w strefie, którą dobrze zna. Do zdobywania punktów używa technik, które perfekcyjnie opanował, natomiast nie koncentruje się na swoich słabych stronach, nie pracuje nad nimi, bojąc się, że poprowadzi go to do porażki. Mało tego ? wie, że te zagrania, które są jego słabą stroną, są nieskuteczne.

Out of the box

Podobnie jest z firmami, które podczas rozwiązywania problemów definiują akcje korekcyjne, ale tylko takie, do których są przekonane, że będą skuteczne. Każda firma ma swoje doświadczenie i doskonale zna się na tym, co robi. Wynika to z faktu, że w firmach pokutują pewne poglądy, przekonania, co i jak powinno wyglądać. Trochę jak u upartej starszej osoby, która z racji swojego wieku wie lepiej. Firmy bardzo często mają również złe doświadczenia, które wyznaczają reguły ich sposobu myślenia. Często firmy odmawiają np. testów różnych nowatorskich narzędzi i metod tylko dlatego, że już kiedyś podobne próby były prowadzone i się nie powiodły. Wszystko to powoduje, że firmy budują zupełnie nieświadomie pewien mur wokół siebie, który przysłania szersze horyzonty działania. Podsumowując, zarówno tenisista jak i firma mają pewne granice wiedzy i doświadczenia, które ograniczają im horyzonty. Powoduje to, że nie wychodzą poza słynny OUT OF THE BOX.

Obszary doskonalenia firmy

Strefa, w której działamy

Na poniższej grafice zilustrowane została typowa sytuacja w firmie. Czerwony obszar to strefa, w której działamy, w której mamy duże doświadczenie. Wszystkie nasze działania koncentrują się na doskonaleniu czerwonego obszaru. Pozostałe obszary, czyli np. te z wilkami lub niedźwiedziami, to obszary, które albo zostają odrzucone, albo zupełnie są nieznane.

Grafika 1

Strefa, w której wyznaczamy dalekosiężną wizję

Toyota Kata to inne podejście. Przed podjęciem jakichkolwiek działań, należy zrozumieć dokładnie stan obecny (na grafice 2 oznaczony czerwonym punktem), gdzie jesteśmy, jakie mamy strumienie wartości, jakie dokładnie są problemy, jakie są możliwości. Podczas oceny stanu obecnego dobrze jest spojrzeć z dalszej perspektywy tak, aby poprzez większą krytykę dotrzeć do głębszych informacji. Kolejnym krokiem jest wyznaczenie daleko idącej i bardzo ambitnej wizji, która jest zgodna z oczekiwaniami klientów.

Grafika 2

Grafika 2 wyraźnie pokazuje, że od stanu obecnego do projektowanego celu prowadzi bardzo długa i nieznana droga. I tu mamy pierwszą ważną cechę Toyota Kata, mianowicie chcemy poruszać się po nieznanej drodze. Patrząc na grafikę 2, możemy stwierdzić, że cel (wizja) jest nierealny, oderwany od rzeczywistości, że reprezentuje jakieś marzenia z kosmosu. Jednak Toyota Kata ma na to sposób. Przejście tej drogi należy rozpocząć małymi krokami, ale zmierzającymi w kierunku celu. Małe kroki należy wykonywać poprzez szybkie cykle PDCA tak, aby przesuwać się w kierunku celu. Sędziowie, którzy oceniają Kata w sportach walki, oceniają po pierwsze prawidłowe wykonanie sekwencji ruchów. W tym obszarze standardowe podejście w fabrykach byłoby zaliczone, ponieważ dysponujemy narzędziami Lean, mamy listę akcji, które sukcesywnie wykonujemy. Wszystko zgodnie ze sztuką walki. Ale drugim równie ważnym elementem jest Kime, czyli moc, siła, zaangażowanie. Dlatego zgodnie z Toyota Kata, celem wszystkich pracowników jest wykonywanie każdego dnia wielu eksperymentów z ogromnym zaangażowaniem tak, aby rozbijać mury ograniczające nasze horyzonty. Droga do celu nie jest prosta, dlatego gdy spotykamy przeszkody, szukamy wszelkich możliwości, aby je obejść. Robimy bardzo dużo małych kroków, możliwych do wykonania. Oczywiście robimy też bardzo dużo błędnych kroków, ale one również są niezbędne. Po kilku latach nie tylko realizujemy nasz cel, ale również poszerzamy nasze możliwości, uczymy się nowych rzeczy. Mamy poczucie, że jesteśmy gotowi zrealizować kolejne bardzo trudne wyzwanie.

Grafika 3

Strefa, w której angażujemy pracowników w realizację wizji i celów

Ale skąd brać Kime do Toyota Kata, aby móc rozwijać pracowników? Aby organizacja miała siłę, moc i dynamikę? Warto, abyś przełożył cele i wizje na pracowników, aby każdy miał swoją rolę do spełnienia, aby każdy miał poczucie sprawczości. Podczas ustalania tych celi ważne jest, aby dokładnie zestawić sytuację obecną i miejsce, w którym się dany pracownik i firma znajduje, z celem, który chcemy wyznaczyć. Cele muszą być krótkoterminowe, aby nie zgubić się w tym lesie przedstawianym na grafikach. Dobrze oznaczony szlak turystyczny powinien mieć takie oznaczenia, aby z każdego miejsca można było dostrzec następne oznaczenie. Podobnie działają cele w Toyota Kata. Mały cel to mały krok do przodu i już widzimy kolejny cel. Wszystko działa bardzo dynamiczne. Oczywiście kierownicy i dyrektorzy muszą cały proces permanentnie monitorować, aby na bieżąco oceniać i wyznaczać kolejne cele, a gdy dany krok okaże się błędny, wspierać pracowników, aby utrzymać ich Kime. Tego typu podejście do zarządzania znacznie przewyższa tzw. „zarządzanie zachodnie”, gdzie mamy do czynienia z rocznymi celami i przeglądami wyników, które co najwyżej wspierane są przeglądami półrocznymi.

Co powinieneś wiedzieć o Toyota Kata?

Zapamiętaj, że:

• Każdy pracownik, firma żyje w swoim ograniczonym świecie.
• Aby wyjść z tej przestrzeni, trzeba mieć dalekosiężną wizję, powiązaną z oczekiwaniami naszych klientów.
• Wykonuj szybkie małe kroki w kierunku celu poprzez szybkie PDCA.
• Krok po kroku przemieszczaj się w kierunku realizacji wyznaczonej wizji, dzięki czemu odkrywaj nieznane dotąd obszary (zobacz lasy z niedźwiedziami i wilkami na grafikach 1-3) i miej coraz większą wiedzę.
• Osiągaj cel.
• Wyznaczaj kolejne cele.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Toyota Kata? Zapraszamy do zapoznania się z ofertą szkoleń LUQAM.