Podejmowanie decyzji za pomocą systemu KPI

To od podejmowanych decyzji, a w szczególności od ich jakości i szybkości z jaką zostają podjęte, zależy czy organizacja osiąga sukcesy w swojej dziedzinie działalności, czy realizuje założone cele strategiczne, czy przyciąga do siebie właściwych kontrahentów. Tym samym podejmowane decyzji jest jedną z najważniejszych, o ile nie najważniejszą, umiejętnością każdego pracownika organizacji. Począwszy od właściciela, a skończywszy na specjaliście.

Jeżeli zastanawiasz się dlaczego – przeanalizuj, nawet pobieżnie w ciągu kilku minut, swój dzień pracy i zapisz ile decyzji podejmujesz dziennie, wykonując swoje obowiązki w pracy. A teraz pomyśl – co by się stało, gdybyś zaprzestał podejmowania tych decyzji?

Skoro podejmowanie decyzji jest takie ważne dla organizacji, to co brać pod uwagę, aby podejmowane decyzje były właściwe? Jak się upewnić, że nasza decyzja jest właściwa? Czy podejmując decyzję zaufać instynktowi i przeczuciom, a może własnemu doświadczeniu?

Jedno jest pewne – czasy, w których podejmowano w organizacjach decyzje na podstawie intuicji, minęły.

Jak podejmować trafne decyzje?

A zatem, w jaki sposób wspomóc zarządzanie organizacją poprzez podejmowanie trafnych decyzji? Wskazówki udziela nam Peter F. Drucker, w jednym ze swoich słynnych stwierdzeń: „Nie można zarządzać czymś, czego nie da się zmierzyć”. Tym samym sukces tkwi w pomiarze procesów, które realizujemy w organizacji, a dokładniej w wykorzystaniu informacji, które z tych pomiarów uzyskujemy.

Skąd zatem wiedzieć co mierzyć, aby uzyskać wartościowe dla procesu podejmowania decyzji informacje? To akurat oczywiste – ze strategii i celów strategicznych firmy. To właśnie cele strategiczne każdej organizacji definiują na czym organizacja musi się skupiać, aby osiągać przewagę konkurencyjną i sukcesy w swojej dziedzinie. Tym samym cele strategiczne każdej organizacji są najważniejszymi wskaźnikami jej sprawności. Chcąc zapewnić osiąganie celów strategicznych, organizacja musi zadbać o ich poprawne zakomunikowanie, delegowanie na niższe szczeble zarządzania oraz ciągłe monitorowanie.

System KPI – czyli zarządzanie kluczowymi wskaźnikami efektywności

I tu z pomocą przychodzi koncepcja Kluczowych Wskaźników Efektywności (z ang. Key Performance Indicators, w skrócie KPI) i system KPI. Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI) są niczym innym jak zestawem kwantyfikowalnych miar, definiowanych przez organizację w celu wspomagania procesu podejmowania decyzji. Dane przedstawiane za pośrednictwem KPI są wykorzystywane do monitorowania postępów organizacji w osiąganiu celów strategicznych i operacyjnych, jak również do porównywania wyników z osiągnięciami konkurentów czy też innych firm z branży.

Za ojca KPI uważa się, wspomnianego wcześniej Petera F. Druckera, który podsumował kwestię powiązania strategii ze wskaźnikami w bardzo dosadnym stwierdzeniu: „Strategia bez mierników jest tylko życzeniem. A miary, które nie są dostosowane do celów strategicznych, są stratą czasu.”

System KPI to określanie indywidualnych dla konkretnych procesów celów, które to wspierają, w sposób bezpośredni lub pośredni, osiąganie celów strategicznych firmy.

System KPI – jak wybrać odpowiednie wskaźniki?

Właściwy zestaw KPI powinien zostać zdefiniowany w taki sposób, aby:

• zawierał wskaźniki o charakterze finansowym oraz niefinansowym.
• możliwe było prowadzenie częstych pomiarów wskaźników.
• wskazywał konkretną odpowiedzialność osób i zespołów.
• wskaźniki były zrozumiałe dla wszystkich pracowników.

Ilość kluczowych wskaźników powinna zostać dobrana w taki sposób, aby zapewnić możliwość poprawnego monitorowania procesów wpływających na realizację celów strategicznych firmy. Za duża ilość KPI może zaowocować wysokimi kosztami pomiaru i monitorowania oraz opóźniać podjęcie decyzji z powodu konieczności przeanalizowania dużej ilości wyników. Z kolei zbyt mała ilość KPI wprowadza ryzyko pominięcia kluczowych danych, czyniąc tym samym proces podejmowania decyzji nieefektywnym.

Określenie właściwego KPI dla procesu leży w odpowiedzialności osób kierujących danymi procesami. Niemniej jednak niektóre KPI są na tyle uniwersalne, że z powodzeniem można je stosować w większości organizacji.

Przykładami takich KPI są głównie wskaźniki finansowe, między innymi:

EBIT (ang. Earnings Before Interest and Taxes) – zysk przed odsetkami i opodatkowaniem, czyli inaczej zysk operacyjny. EBIT wykorzystywany jest w analizie finansowej jako miernik wyników finansowych. Można go mierzyć w konkretnej walucie lub jako % od obrotu firmy.

Wolne przepływy pieniężne (ang. Free Cash Flow, FCF) – obrazuje, ile gotówki jest w stanie wygenerować przedsiębiorstwo po odliczeniu środków na utrzymanie i rozbudowę swojej bazy aktywów. Wskaźnik ten pokazuje potencjał inwestycyjny spółki oraz zdolność do wypłaty dywidendy.

Inne przykłady KPI stosowanych z powodzeniem w firmach to:

• Ilość dni bez wypadku – wskaźnik ukazujący poziom BHP w firmie.
• FPY (ang. First Pass Yield) – wskaźnik jakości produktów/procesów obrazujący uzysk dobrych sztuk z danego procesu lub grupy procesów.
• OTIF (ang. On Time In Full) – wskaźnik sprawności procesów obrazujący procent realizacji zadania w zdeklarowanym czasie i zakresie. Może być używany np.: w logistyce czy zarządzaniu projektami.
• Capacity Utilisation Rate – stopień obłożenia zasobów. Może być stosowany do zasobów materialnych (maszyny, pojazdy), jak również ludzkich.
• Stopień zadowolenia pracowników – ukazuje, w jakim stopniu pracodawca dba o morale pracowników.

Podsumowując, odpowiednio dobrane i cyklicznie monitorowane KPI stanowią ogromne źródło informacji o procesach w firmie. Niemniej jednak sukces organizacji zależy od tego, czy te dane zostaną szybko i odpowiednio wykorzystane w procesie decyzyjnym.

Weź udział w szkoleniu, aby dowiedzieć się więcej o systemie KPI.