Wykres Gantta ? podstawowe informacje

Wykres Gantta to dość popularne narzędzie do zarządzania projektami. Zadaniem tego narzędzia jest wizualne przedstawienie planu projektu. Nazwa tego wykresu, jak można się domyślić pochodzi od jego twórcy, czyli Henry’ego Gantta – amerykańskiego inżyniera, naukowca, jednego z prekursorów nauki o zarządzaniu projektami. Wykres powstał prawdopodobnie w latach 1910-1915. Wcześniej podobne narzędzie opracował w 1896 roku polski prekursor zarządzania Karol Adamiecki. Narzędzie to nazywał wówczas harmonogramem. Niestety Adamiecki swoje narzędzie opublikował dopiero w roku 1931 i tylko w języku polskim, więc nie przyniosło mu ono takiej sławy jak Gantt’owi.

Jak wykorzystać wykres Gantta?

Jak już wspomnieliśmy, za pomocą wykresu Gantta możemy kompleksowo zarządzać projektami. Wykres taki jest jak zestaw klocków, z którego możemy poukładać poszczególne elementy projektu tworząc wizualną całość. Na wykresie widzimy wszystkie małe zadania, połączone wzajemnymi zależnościami. Dwa zadania (na przykład zadanie A i zadanie B) mogą być zupełnie niezależne, częściowo zależne lub zależne, czyli muszą wystąpić jedno po drugim. Definiuje się to w następujący sposób:

FS („finish to start”) – po zakończeniu czynności A rozpoczyna się czynność B.

SS („start to start”) – zadanie B może się zacząć, gdy zacznie się zadanie A.

FF („finish to finish”) – zadanie B może się skończyć dopiero po zakończeniu zadania A.

SF („start to finish”) – zadanie A nie może się zakończyć przed rozpoczęciem zadania B (na zakładkę).

Jakiś przykład? Wyobraź sobie, że remontujesz dom. Podczas prac remontowych możesz równocześnie łazienkę i kuchnie, ale nie możesz w tym samym czasie robić instalacji hydraulicznych w łazience i podłączać wody w kuchni. Niektóre operacje powinny być poprzedzone innymi lub nie mogą się na siebie nakładać.

Spójrz poniższy schemat przedstawiający omówioną powyżej sytuacje na prostym wykresie Gantta:

Jeżeli dwa zadania są ze sobą powiązane i pierwsze z nich się opóźni, czyli np. hydraulik nie zdąży na czas zrobić instalacji wodnej, to nie można rozpocząć kolejnego zadania, czyli wykończenia kuchni i łazienki. A jeżeli nie możemy rozpocząć kolejnego zadania, to całe zadanie będzie wykonane w innym terminie. Podobnie będzie z każdym kolejnym zadaniem, które jest powiązane z pracą hydraulika, czyli np. instalacja AGD. Teraz już wiesz dlaczego zwykle prace remontowe tak bardzo się opóźniają!

Podsumowując, opóźnienie hydraulika opóźni wykończenie kuchni oraz łazienki i wstrzyma instalację AGD. To tylko kilka prostych zależności, w niezbyt skomplikowanym projekcie. W rzeczywistości w firmach często dzieją się rzeczy wymagające naprawdę świetnej logistyki i koordynacji działań, wówczas wykres Gantta świetnie się sprawdza. Z wykresu może korzystać cały zespół projektowy. Aby jednak wykres mógł pokazywać aktualny status projektu, zespół projektowy musi dokonywać codziennie aktualizacji czasu i procentu zaawansowania poszczególnych zadań. To wymaga skrupulatności! Mając pełny obraz projektu i postępów pracy, Manager Projektu wraz z zespołem może reagować na aktualne problemy i opóźnienia oraz podejmować działania naprawcze. Monitorując realizację projektu, można również optymalizować działania, aby projekt został szybciej zrealizowany zgodnie z założeniami.

Jak opracować wykres Gantt’a?

Możemy to zrobić w 5 prostych krokach:

• Krok 1 to rozpisanie projektu na cele dla poszczególnych zadań.
• Krok 2 polega na ustaleniu czasu trwania projektu poprzez określenie czasów realizacji zadań.
• Następnie krok 3, to ustalenie kolejności realizacji zadań oraz wyznaczenie dat ich rozpoczęcia i zakończenia.
• Krok 4 to określenie miejsca, w którym zadania będą zrealizowane, i odpowiedzialności za ich realizację.
• I ostatni krok to opracowanie w postaci graficznej wszystkich wykonanych czynności.

Czas realizacji zadania jest przedstawiony na wykresie Gantta w formie prostokąta, który umieszczony jest na skali liniowej. Lewa jego krawędź odpowiada początkowi zadania, a prawa krawędź – jego zakończeniu.

Zaletą wykresu Gantta jest z pewnością możliwość monitorowania i koordynowania wielu prac i wielu osób jednocześnie. Pomaga on optymalizować wykorzystanie wszelkich dostępnych zasobów oraz precyzyjnie planować wykonanie poszczególnych zadań.

Przykłady wykorzystania narzędzia

Jednym z przykładowych wykresów Gantta jest wykres paskowy, czyli taki jak na powyżej omawianym przykładzie. Wykres ten zwykle składa się z osi czasu oraz listy zadań do wykonania, która umieszczona jest po jego lewej stronie. Taka lista zadań określa także termin rozpoczęcia i zakończenia danego zadania. Dobrą praktyką jest też dokładna informacja o dniach (lub godzinach przeznaczonych na wykonanie poszczególnych zadań, dane o kosztach i aktualny stopień (najlepiej określony w procentach) zaawansowania prac nad poszczególnymi zadaniami.

Wykres Gantta w modelu kaskadowym jest wykorzystywany do prowadzenia projektów. Model ten zakłada podział zadania projektowego na sekwencje kroków, które muszą zostać zrealizowane w pełnym zakresie w określonym czasie. Projekt składa się z zadań. A każde zadanie to kaskada (schodek). Natomiast zadania składają się z czynności i analogicznie każda czynność to również kaskada (schodek). Każde zadanie lub czynność projektu zakłada ukończenie poprzedzających zadań lub czynności.

Model kaskadowy jest często wykorzystywany przez zespoły, które koncentrują się na procesach wykonawczych (np. budowlanych lub produkcyjnych). Rzadziej stosuje się ten model dla projektów koncepcyjnych, dla których trudniej jest przewidzieć kolejne kroki. Kaskadowe wykresy Gantta określają harmonogram projektu, porządkując go poprzez daty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych czynności i zadań.

Wykres Gantta definiuje również kamienie milowe projektu – czyli cele, które zespoły projektowe powinny zrealizować w określonym terminie. Kamienie milowe na wykresach Gantta są opcjonalne, ale Eksperci Luqam zdecydowanie zalecają ich użycie.

Wykres Ganta może również pokazywać dynamiczne zmiany, które wykonywane są w projektach opartych na metodzie Agile. Zgodnie z tą metodą projekty jest dzielony na małe iteracje, tzw. sprinty. Gdy jeden sprint się skończy, to zrealizowane w jego trakcie zadania i wszelkie wprowadzone zmiany są podstawą do planowania kolejnego sprintu. Zmiany po poszczególnych sprintach można zaprezentować na wykresach Gantta.

Programy informatyczne do obsługi wykresów Gantta

Na rynku jest dostępnych wiele programów do obsługi wykresów Gantta. Przykładem może być: Fortask, Asana, Trello, TeamWork Projects Software, Basecamp, FlexiProject. Programy te oferują takie funkcje, jak: harmonogramy, narzędzia do łączenia zadań, przydzielanie zasobów do przetwarzania danych projektu i ilustrowania, w jaki sposób różne opcje wpływają na terminy realizacji. Jednak nie jest to konieczne. Jeżeli projekt nie jest skomplikowany i nie ma zbyt wielu zadań, możemy go wykonać po prostu w Excelu.

„Efektywne zarządzanie zasobami i zespołem” dzięki wykresowi Gantta

Podsumowując, wykresy Gantta są bardzo ważnym narzędziem do zarządzania projektami w praktycznie wszystkich branżach. Za pomocą wykresu Gantta definiujemy zadania, daty ich rozpoczęcia i zakończenia. Następnie określamy powiązania zadań, ustalając, które zadania są zależne, a które mogą wydarzyć się równolegle. Metoda ta świetnie sprawdza się podczas monitorowania projektów, w których zadań jest bardzo dużo, dlatego pracuje nad nimi wieloosobowy zespół projektowy. Manager projektu dzięki wykresowi ma pełen obraz sytuacji i może efektywnie zarządzać zasobami i zespołem.

Chcesz poznać więcej tajników skutecznego zarządzania zespołem?

Sprawdź ofertę naszych szkoleń, a w niej szkolenie z zarządzania projektami!