Audyt dostawcy – elementem zarządzania łańcuchem dostaw
Audyt dostawcy jest bardzo ważnym elementem procesu wyboru i zarządzania dostawcami. Ma to szczególne znaczenie w firmach, w których funkcjonuje koncepcja zarządzania łańcuchem dostaw. Audyt dostawcy pomaga określić i przewidzieć ryzyko, jakie może pojawić się w łańcuchu dostaw. Audyt umożliwia również ocenę wydajności i stabilności dostawców w kontekście planowania zamówień, a także realizacji celów operacyjnych i strategicznych. Jest to narzędzie umożliwiające kategoryzację dostawców na wiarygodnych oraz mniej wiarygodnych. Regularne audyty dostawców pośrednio wpływają na obniżenie kosztów wynikających ze złej jakości surowca, z przestoju parku maszynowego spowodowanego brakiem komponentów czy materiałów do produkcji, a także z wytworzenia złej jakości produktu gotowego.
Procedura audytu dostawcy
Audyt dostawcy różni się od audytu wewnętrznego i certyfikującego, ponieważ kryteria (zestaw wymagań) są ustalane przez firmę, która będzie wykonywała audyt. Od potrzeb i wymagań firmy zależy także jego częstotliwość.
Część systemów bezpieczeństwa żywności nakazuje przedsiębiorstwu wdrożenie udokumentowanej procedury, zawierającej między innymi oceny dostawców, poprzez wykonywanie audytów. Standardami, które wymagają stworzenia takiej procedury są IFS Food – standard przeznaczony do audytowania przedsiębiorstw produkujących żywność oraz tych, które zajmują się pakowaniem produktów spożywczych luzem oraz BRC Food – standard skierowany jest do tych producentów żywności, którzy współpracują z sieciami handlowymi uznającymi certyfikat BRC za własną weryfikację dostawców.
Tworząc procedurę audytu dostawców należy przede wszystkim pamiętać o określeniu wymagań stawianych audytorom. Kryterium wymagań w tym przypadku może być staż pracy audytora, jego kompetencje, doświadczenie w audytowaniu, wiedza branżowa, certyfikat audytora wewnętrznego. Na ich podstawie zostaną wybrane osoby, które będą przeprowadzać audyty.
Lista kontrolna audytu dostawcy
Kluczowym elementem procedury jest lista kontrolna, która zwiera wszystkie wymagania stawiane dostawcy. W liście kontrolnej można umieścić wymagania dotyczące:
– Posiadania certyfikatu systemu HACCP, BRC, IFS, ISO 22000.
– Specyfikacji produktu dostarczanego przez dostawcę (badania surowca, produktu, specyfikacja opakowań, w które pakowany jest produkt, warunki przechowywania i magazynowania).
– Planu higieny, zawierającego zasady mycia i dezynfekcji.
– Planu ochrony przed szkodnikami.
– Procedury Food Defence.
– Budynków, pomieszczeń magazynowych i produkcyjnych itp.
W liście kontrolnej powinny zostać rozpatrzone aspekty związane m.in. z parametrami łańcucha dostaw, np. czas dostawy i jakość usług, zgodność otrzymanego zamówienia z kontraktem oraz poziom satysfakcji klienta, a także aspekty dotyczące np. ilości błędów proceduralnych czy jakości dokumentów. Należy pamiętać, że lista kontrolna nie powinna być bardzo długa, a wymagania w niej zawarte powinny być realistyczne do spełnienia.
Wyniki audytu powinny być przekazane dostawcy, wyjaśnione oraz skomentowane w odpowiedni sposób.
Audyt dostawcy – cele i korzyści
Przeprowadzony prawidłowo audyt dostawcy jest narzędziem wykorzystywanym w celu budowy i utrzymania partnerskiej relacji z dostawcami. Właściwie wykorzystane narzędzie buduje wartość dodaną dla obu stron. Strona audytowana podczas audytu może zweryfikować swoje procesy i podnieść świadomość na temat słabości i ryzyk występujących w tych procesach. Audyt dostawcy pozwala również na upewnienie się, że współpracujemy z właściwymi partnerami.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat procesu audytowania – weź udział w szkoleniu Luqam!
Jeśli szukasz szkolenia dotyczącego procesu zakupów i zarządzania dostawcami w automotive – sprawdź kurs Automotive Purchasing Leader.
