10 zasad Kaizen
Aby wyjaśnić 10 zasad Kaizen, dla porządku należy wyjaśnić słowo Kaizen. Pochodzi ono od japońskich wyrazów Kai „zmiana” oraz Zen „dobrze”. W skrócie Kaizen to koncepcja ciągłego doskonalenia. Więcej o filozofii Kaizen przeczytasz tutaj.
1. Problemy stwarzają możliwości
Słowo problemy do tego stopnia kojarzy się źle, że wielu prezesów i dyrektorów uważa, że nie mają w swoich firmach problemów tylko wyzwania, czyli słynne challenge. Takie podejście ma zalety, ale tylko wizerunkowe i marketingowe. W rzeczywistości warto spojrzeć prawdzie w oczy. Zaakceptować stan obecny, aby móc zaplanować kolejne Kaizeny.
Często zdarza się, że ignorujemy problemy, oswajamy się z nimi i przyzwyczajamy się do nich. Takie podejście w najmniej oczekiwanym momencie przynosi poważną konsekwencję, np. reklamację od klienta. Wtedy dopiero podejmujemy działania, aby problem rozwiązać.
Innymi słowy ta zasada mówi, żeby nie czekać z rozwiązaniem problemu do poważnej katastrofy, tylko rozwiązywać go proaktywnie. Problemy są jak drogowskazy na drodze Kaizen. Służą do projektowania przyszłości, do uprzedzania kolejnych działań.
2. Pytaj 5 razy Dlaczego?
5 razy Dlaczego? to bardzo życiowa metoda. W codziennym życiu występuje w wariancie 1 raz Dlaczego? i stanowi podstawę narzekania. Natomiast stosowanie 5 razy Dlaczego? służy do sprawdzenia przyczyny, dając często proste oraz skuteczne rozwiązania. Ta metoda sprawdza się nie tylko w życiu, ale również w wielu firmach. Przedstawmy przykład ilustrujący jej zastosowanie w praktyce:
– A. Dlaczego ta maszyna tak hałasuje?
– B. Bo wibruje obudowa.
– A. Dlaczego wibruje obudowa?
– B. Bo wałek kręcący się w środku maszyny wpada w drgania.
– A. Dlaczego wałek wpada w drgania?
– B. Bo ma zużyte łożysko.
– A. Dlaczego wałek ma zużyte łożysko?
– B. Bo nie zostało wymienione zgodnie z DTR (dokumentacją techniczno-ruchową).
– A. Dlaczego nie zostało wymienione zgodnie z DTR?
– B. Ponieważ nie odbyły się planowane przeglądy maszyn.
– A. Dlaczego nie odbyły się planowane przeglądy maszyn?
– B. Ponieważ jest dużo zaległości w zleceniach produkcyjnych.
– A. Dlaczego jest dużo zaległości w zleceniach produkcyjnych?
– B. Bo jest dużo zatrzymań produkcji z powodu awarii maszyn.
Dlaczego? Odpowiedź na to kolejne DLACZEGO? można już wywnioskować.
3. Bierz pomysły od wszystkich
Jeżeli chcemy wdrożyć coś nowego, to napotykamy na opór, strach i niechęć. Jeżeli jednak podczas rozwiązywania problemów traktujemy wszystkich równo i po partnersku, to wtedy każdy może zgłosić bez obaw swój pomysł. W ten sposób znacznie zwiększamy prawdopodobieństwo sukcesu.
Bardzo dobrze jest zaprosić do grupy Kaizen również taką osobę, która nie jest w żaden sposób związana z danym procesem. Taka osoba może swoim świeżym spojrzeniem lub laickim podejściem do tematu zwrócić uwagę na coś, o czym nikt z danego zespołu wcześniej nie pomyślał. Nawet jeżeli taki pomysł będzie „odjechany”, to może naprowadzić kogoś innego z zespołu na kolejny pomysł. A ten okaże się trafiony.
4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia
Bardzo łatwo jest wymyślić coś typu: trzeba kupić nową maszynę, wyremontować linię produkcyjną czy założyć różne elektroniczne Poka Yoki (urządzenie wykrywające błędy). Takie rozwiązania mogą okazać się czasochłonne i/lub kosztowne. Czasami natomiast wystarczą małe i proste rzeczy typu: blaszka [co za blaszka?], oznaczenie kolorami czy zmiana kolejności wykonywania czynności. Pamiętać należy, że w prostocie tkwi siła.
5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy
Nelson Mandela powiedział: „Wszystko wydaje się niemożliwe, aż ktoś przyjdzie i to zrobi”. W tej zasadzie należy szukać: innego spojrzenia, innej perspektywy, inspiracji podobnymi procesami, ale realizowanymi przez fabryki trudniące się innymi branżami. A przede wszystkim – warto szukać kreatywnych powiązań.
Pewien handlarz skórami odrzucił kiedyś ustalony stan rzeczy, zgodnie z którym utrzymywano, że telegraf to wystarczający środek do komunikacji na odległość. Dostrzegł i wsparł finansowo pomysł Alexandra Grahama Bella, który nie mógł przekonać żadnego banku do sfinansowania swojego pomysłu. Gdyby jakiś bank zastosował powyższą zasadę Kaizen, to byłby dziś właścicielem AT&T.
6. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne
Lot na księżyc, lot na Marsa, przepłynięcie Atlantyku kajakiem, zdobycie biegunów, zdobycie wszystkich ośmiotysięczników, zdobycie K2 zimą, zdobycie 5 bramek w 9 minut, pierwsze miejsce w tenisie na listach ATP WTA, złote medale największych sportowców, DNA, mRNA, biologia molekularna, nanotechnologia. Czego się nie da zrobić? Wymówki są zbędne.
7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na rozwiązania idealne
W prezentowanym zestawie zasad kilka wydaje się być podobnych lub zazębiających się. Wynika to z prostoty filozofii Kaizen. Ale nie warto przerywać tej lektury. Gdy tonie łódź, to trzeba jak najszybciej zatamować przeciek. Nawet jeżeli nie będzie to naprawa w 100% skuteczna.
Inaczej mówiąc, warto zrobić mały krok do przodu, który zupełnie zmieni perspektywę. Wylewając wodę z tonącej łodzi zauważymy, że po wstępnym zatamowaniu wycieku więcej wody usuwamy wiadrami niż dostaje się jej na pokład. Zaczynamy w tym postępowaniu widzieć szansę i nadzieję. Rośnie nasza motywacja, dlatego działamy dalej, wdrażamy kolejne Kaizeny.
Kiedy pierwsze testy się nie powiodły, to warto podejmować kolejne próby i wdrażać kolejne rozwiązania. Nawet te, które wydają się niedorzeczne. Trudno, na razie nie mamy innych pomysłów. Warto wtedy jeszcze raz przemyśleć zasadę nr 5 „Odrzucaj ustalony stan rzeczy”.
8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy
Oprócz tego, że każdy bazuje na własnej kreatywności i sprycie, to każdy ma dziś do dyspozycji Internet. W tym Internetowym Uniwersytecie możemy znaleźć miliony rozwiązań na niemal każdy temat. Możemy sami dzięki filmom instruktażowych naprawić samochód, maszynę elektroniczną, komputer. Do dyspozycji mamy fora internetowe, gdzie można zapytać, czy ktoś spotkał się z danym problemem. Podane rozwiązania są sprytne, a do tego – tanie lub darmowe.
9. Pomyłki koryguj na bieżąco
Nie wszystko można zrobić DOBRZE za pierwszym razem. Często działamy pod presją czasu. Chcemy mieć jak najszybciej wynik lub pragniemy jak najszybciej sfinalizować projekt.
Czasami współpracujemy z osobami, które są spokojne i dokładne, a czasami mamy do czynienia z ludźmi nadpobudliwymi i niedbającymi o szczegóły. Ważne jest, aby ciągle zmieniać na lepsze (Kaizen). Ciągle robić małe kroczki. Nie bać się małych porażek. W tej zasadzie Kaizen bardzo ważne są wskaźniki, dzięki którym możemy kontrolować, czy nasze korekcje działają, czy proces jest bardziej stabilny.
10. Ulepszanie nie ma końca
Na koniec zasada, która mówi, że tak naprawdę żadne rozwiązanie nie jest idealne. Zawsze można coś poprawić.
Podsumowując, Kaizen to filozofia życia, to wewnętrzna motywacja do ciągłego doskonalenia.
Kaizen to ciągłe zadawanie sobie pytań:
– Dlaczego?
– Jak?
– Kiedy?
– Ile?
Postaraj się wprowadzić w życie powyżej omówione 10 zasad Kaizen, a Twoje procesy zaczną szybko się doskonalić!
