Wykorzystanie Agile w produkcji – czy to możliwe?
Specjaliści i menadżerowie związani z produkcją przyzwyczaili się do patrzenia na projekty w sposób kaskadowy. Podobnie jak produkt na linii projekt przetwarzany jest stopniowo. Zaczynamy od komponentów, którymi są pomysły, obserwacje i dane z procesu. Następnie rozwijamy je poddając obróbce w kolejnych warsztatach, zgodnie z wykresami Ganta przechodząc przez kolejne kamienie milowe. Na końcu odbieramy gotowy produkt w postaci nowej maszyny lub poprawionych wyników produkcyjnych. Wszystkim zajmują się specjaliści, którzy niczym operatorzy przy maszynach prowadzą nasz projekt przez ciąg procesów – reagując na przewidziane wcześniej zakłócenia pod czujnym okiem komitetów sterujących.
Niestety, takie postrzeganie sprawdza się jedynie w przypadku projektów spełniających klasyczną definicje tymczasowego przedsięwzięcia posiadającego jasno zdefiniowany początek i koniec. Jak jednak podejść do projektu, którym jest codzienna praca na produkcji? Projektu podlegającemu ciągłej zmienności wymagań. Projektu, którego cel jest zdefiniowany jako „każdego dnia powinno być lepiej„.
Gaszenie pożarów czy metody pracy zwinne?
Są dwa rozwiązania. Jednym jest wykorzystanie chaotyczno-warsztatowej metody gaszenia pożarów. W metodzie tej specjalista bez jasno zdefiniowanego celu robi wszystko, żeby było lepiej. Na bieżąco rozwiązuje on pojawiające się problemy i naprawia awarie, okazjonalnie proponując projekty usprawniające, które mogą być zrealizowane kaskadowo. Współpraca pomiędzy specjalistami odpowiedzialnymi za daną linię sprowadza się zwykle w takim przypadku do sporadycznych spotkań i dyskusji nad danym tematem.
Drugim rozwiązaniem są tzw. zwinne (ang. agile) metody pracy. Metody te są powszechnie kojarzone z branżą programistyczną. Jednak w miarę ich rozwoju udowadnia się skuteczność ich zastosowania w administracji publicznej, marketingu, zarządzaniu operacyjnym, szkolnictwie i wszędzie tam, gdzie cele projektu zmieniają się dynamicznie.
Charakterystyka metod zwinnych
Cechami charakterystycznymi dla metod zwinnych są:
- Brak całościowego, zamkniętego planu działania.
- Podział pracy na krótkie cykle, które nie są od siebie bezpośrednio zależne.
- Duża elastyczność w kontekście zmian wymagań.
- Działanie zgodnie z listą priorytetów rozwijającą się razem z projektem.
- Działanie skupione na dotarciu do celu, nie na wytycznych jak do niego dotrzeć.
- Szybka weryfikacja wdrażanych rozwiązań.
- Skupienie na ludziach i interakcjach w zespole.
- Nastawienie na kooperację z klientami projektu.
Co jednak przemawia za zastosowaniem Agile w produkcji?
1. Agile pozwala na budowę zespołów w usystematyzowany sposób adresujących problemy zmieniające się chaotycznie
Specjaliści pracujący w działach wspierających produkcję, takich jak Utrzymanie Ruchu czy Technologia często nie są w stanie zaplanować swojej pracy. Większość dni w pracy zaczynają zwykle od otrzymania informacji na temat kolejnego pożaru na którejś z linii, za które są odpowiedzialni i natychmiastowego porzucenia wcześniejszego planu dnia. W zwinnych metodykach pracy, dzięki zastosowaniu takich narzędzi jak Daily Stand-Up czy Tablica Kanban zespół specjalistów jest w stanie sprawnie podzielić się informacjami i wspólnie zaplanować dzień pracy, na bieżąco określając priorytet zadań, które muszą zostać zrealizowane. W zasadzie możliwość zaplanowania dnia pracy jest pierwszą pozytywną zmianą dostrzeganą przez specjalistów produkcji, którzy zaczynają pracować agile?owo.
Zastosowanie sprintów, czyli cykli pracy o długości od dwóch do czterech tygodni, które powinny posiadać swój temat przewodni, oraz kończyć się przyrostem projektu ukierunkowuje działanie zespołu. Tematy sprintów są definiowane na początku każdego sprintu i informują zespół, na jakie działania powinien być kładziony nacisk w ciągu najbliższego cyklu. Dzięki temu zespół może zdecydować czy jego praca powinna skupiać się w danym sprincie na eliminacji konkretnej grupy problemów, zwiększaniu wydajności, pracy nad 5S czy na innym kontekście usprawniania linii. Jest to podejście zwiększające szanse na sukces. W odróżnieniu od przeważnie stosowanego adresowania wszystkich pojawiających się problemów naraz, które szansę na sukces zmniejsza.
2. Samoorganizujące się zespoły specjalistów pracujących na linii szybciej rozwiązują problemy
Dużą bolączką w pracy specjalisty jest oczekiwanie na akceptację działań. Proces decyzyjny odnośnie przeprowadzania prób czy implementacji rozwiązań, w tradycyjnych bardzo często musi zawierać kroki akceptacji przez menadżerów wyższego szczebla. Akceptacja taka często wymaga dodatkowych konsultacji i dyskusji. To zajmuje sporo czasu. W zwinnym systemie produkcyjnym próby i usprawnienia są dogadywane wewnątrz zespołu. A następnie są realizowane zgodnie ze wspólną wiedzą osób pracujących na ?pierwszej linii frontu?. W skład zespołu liniowego powinni wchodzić inżynierowie procesu, utrzymania ruchu, jakości, liderzy linii i planiści, a więc osoby, które najlepiej znają bieżącą sytuację na linii.
Dzięki takiemu rozwiązaniu odpowiedzialność i decyzyjność na linii produkcyjnej zostaje przeniesiona bliżej miejsca, gdzie rozgrywają się problemy. Na menadżerach pozostaje jedynie odpowiedzialność dotycząca decyzji budżetowych, co pozwala im skupić się na bardziej istotnych aspektach zarządzania firmą.
3. Agile w produkcji podnosi motywację i zaangażowanie specjalistów wsparcia produkcji i pracowników produkcyjnych
Przekazanie zespołom produkcyjnym decyzyjności i odpowiedzialności za własne działania i pomysły powoduje wzrost poczucia odpowiedzialności. Pracownik, który widzi, że pracodawca mu ufa na tyle, że pozwala realizować pomysły ustalone z pracownikami na podobnym szczeblu czuje również większe zaufanie do pracodawcy i bardziej się angażuje.
Zmotywowany specjalista z większą energią podchodzi do rozwiązywania problemów produkcyjnych. To również jest dostrzegane przez pracowników liniowych. Widzą oni, że nie są pozostawieni sami ze swoimi produkcyjnymi problemami. Dzięki temu otwierają się bardziej na wspólne rozwiązywanie problemów. Motywacja zwiększa zaangażowanie, które z kolei prowadzi do powstawania pomysłów na rozwiązywanie problemów. Rozwiązywanie problemów z kolei pozytywnie oddziałuje na motywację pracowników.
Podsumowując, powyższe powody na użycie metod zwinnych na produkcji są jedynie wycinkiem zbioru potencjalnych korzyści wykorzystania modelu Agile na produkcji. Faktem jest, że systemy produkcyjne wykorzystujące tego typu organizację pracy osiągają szybką poprawę wyników produkcyjnych. Nie jest to jednak możliwe bez zmian w obecnym sposobie myślenia o procesie produkcji w większości firm.
