Program Kaizen – zaangażowanie pracowników w proces zmian
Działając w konkurencyjnym otoczeniu, przykładamy coraz większą wagę do możliwości jak najbardziej efektywnego usprawnienia procesu. Wiele przedsiębiorstw chcących wdrażać narzędzie optymalizacyjne oraz budować kulturę Lean w organizacji i wdrażać filozofię Kaizen, od razu stawia na maksymalne zaangażowanie pracowników w zmiany.
Jednym z najefektywniejszych, a z pozoru wydającym się najprostszym, narzędziem do zachęcania pracowników jest tzw. program Kaizen. Program polega na zgłaszaniu przez pracowników pomysłów do usprawnienia procesu w organizacji. W przypadku uznania przez pracodawcę zgłoszonego pomysłu za dobry i możliwy do wdrożenia pracownik może liczyć na nagrodę.
Program Kaizen – początkowy etap
Na pierwszy rzut oka koncepcja wydaje się prosta, ale rzeczywistość jest nieco bardziej skomplikowana. Po serii spotkań z pracownikami i entuzjastycznym promowaniu w organizacji programu Kaizen przychodzi moment, gdy emocje opadają i w konsekwencji pracodawcy zdają sobie sprawę, że program nie jest tak prosty do wdrożenia, jak zakładano początkowo. Pracownicy, zwykle zachęceni możliwością nagrody, zgłaszają setki pomysłów w pierwszych dniach funkcjonowania systemu. Co w tym złego? – zapyta ktoś. Przecież o to chodziło. Czy aby na pewno?
Najczęściej popełniane błędy podczas wdrażania programu Kaizen
Nagradzanie wszystkich pomysłów
Uruchomienie programu, od momentu podjęcia decyzji do skierowania organizacji w stronę szczupłego wytwarzania, może okazać się największym błędem. Dlaczego? Otóż menadżerowie często decydują o tym, że każdy zgłaszany pomysł zostaje nagradzany. Ma to przede wszystkim na celu skutecznie zachęcić pracowników do dzielenia się ich „wiedzą plemienną”. Konsekwencją takiej sytuacji może być zbyt duża ilość zgłaszanych pomysłów. A co za tym idzie brak możliwości wdrażania ich w firmie. Ponadto, pracownicy często nie do końca rozumiejący ideę Lean mogą proponować rozwiązania mające dokładanie odwrotny skutek do zakładanego (np. powodujący zwiększanie zapasów). Nagradzanie za każdy pomysł, może doprowadzić również do szybkiego wyczerpania się budżetu programowego. W zaistniałej sytuacji zarząd firmy widzi, że tylko znikomy procent pomysłów zostaje wdrożony. W dodatku nie przynoszą one od razu wymiernych efektów. Wówczas często kierownictwo decyduje się na zawieszenie programu Kaizen. Jest jeszcze jeden efekt nagradzania wszystkich pomysłów – pracownik od tego momentu wie, że za pomysł należą się pieniądze. Tak więc od razu można się pożegnać z bezinteresowną pomocą pracowników.
Ustalanie odgórnych celów
Często popełnianym przez pracodawców błędem jest popadanie w skrajności. Co to znaczy? Kierownictwo wymusza na pracownikach zgłaszania określonej ilości pomysłów w danym miesiącu. Zdarza się, że pracodawcy wypłacają nagrody, dopiero gdy pomysł zaczyna przynosić rezultaty. Raz nawet spotkałem się z pomysłem na program, który wprost zakładał, że nagradzane będą jedynie pomysły redukujące obsadę stanowisk! Oczywiście takie decyzje nie są uznawane za motywujące. Często bywa tak, że pracownicy tracą chęć pomocy i przestają wykazywać się kreatywnością.
Jak wiadomo, we wdrażaniu Lean liczy się duża cierpliwość i opanowanie. Nie bez powodu Kaizen wywodzi się z Japonii. W związku z tym na rezultaty nowych działań często należy poczekać miesiące, a nawet lata. Co więcej, wszystkich pomysłów nie można wdrożyć od razu, ponieważ wymagają one nie raz częstych symulacji i eksperymentów (albo po prostu dział utrzymania ruchu nie nadąża z wprowadzaniem modyfikacji).
Ktoś zapyta – co zrobić, aby program Kaizen przetrwał i przynosił korzyści w firmach, jaki jest złoty środek?
Przestrzegaj tych 5 zasad, a program Kaizen przetrwa:
1. Nie płać za każdy pomysł – częściej nagradzaj kreatywność.
2. Ustal na początku jasne i przejrzyste zasady funkcjonowania programu. Nagradzaj pomysły wdrożone, a dodatkowo premiuj ich efektywność.
3. Zachęcaj pracowników do zgłaszania małych pomysłów, najlepiej z ich otoczenia, które będą mogli sami wdrożyć. Unikniesz tym samym ?ekspertów? od poprawy każdego stanowiska, tylko nie swojego. Informuj pracowników o tym, na jakim etapie znajduje się wdrażany pomysł.
4. Nie wymuszaj na pracownikach niezliczonej ilości pomysłów.
5. Zbuduj system oparty na zdrowej rywalizacji między pracownikami, a pomysły będą same do Ciebie przychodzić. I bądź cierpliwy…
Należy również pamiętać o tym, że program Kaizen nie od razu będzie doskonały. Natomiast jeśli na początku nie przyłożymy się do zaplanowania dobrego startu i popełnimy niewybaczalne błędy, pracownicy zaciągną nam hamulec ręczny, a program Kaizen umrze śmiercią naturalną. Gdy tak się stanie – trzeba wiedzieć, że jego reaktywacja jest niesamowicie trudna i kosztowna.
Chcesz dowiedzieć się więcej o budowaniu kultury Lean i angażowaniu pracowników? Sprawdź ofertę naszych szkoleń lub obejrzyj kurs online na platformie Opexity!
