Optymalizacja procesu zakupowego – jak ją przeprowadzić?

Efektywna sprzedaż jest celem każdego przedsiębiorstwa, zaś skuteczny i efektywny proces sprzedażowy jest podstawą w każdej branży. Pamiętajmy jednak, że do sprawnego funkcjonowania firmy potrzebna jest również właściwa organizacja zakupów. Obecnie optymalizacja procesu zakupowego jest to bardzo ważnym aspekt działalności przedsiębiorstw – coraz częściej osoby zarządzające zwracają uwagę na oszczędności, które mogą uzyskać między innymi dzięki negocjowaniu cen podczas procesu zakupowego. Przedstawiciele przedsiębiorstwa odpowiadający za tego rodzaju działania powinni dążyć do ich optymalizacji. Oznacza to przede wszystkim lepsze zarządzanie czasem oraz kosztami. Te dwa czynniki pełnią bardzo ważną rolę w procesie zakupowym i są ze sobą bezpośrednio związane.

Proces zakupowy – z czego się składa?

Aby lepiej zrozumieć problemy związane z procesem zakupowym, należy zdać sobie sprawę z jego złożoności. Obejmuje on nie tylko zadania związane z wyborem najlepszego źródła dostaw, ale także czynności wewnątrz przedsiębiorstwa. Elementy procesu zakupowego to między innymi badania i zbieranie zapotrzebowania w firmie, analiza rynku, zbieranie różnych ofert, a następnie negocjacje i wybór najkorzystniejszej. Inne ważne fazy, które możemy wyróżnić w procesie zakupowym, to między innymi utworzenie zapotrzebowania, zamówienie produktu, fakturowanie oraz rozliczenie płatności. Zamówieniami trzeba sprawnie zarządzać, więc optymalizację procesu zakupowego warto wprowadzić w każdej firmie.

Na czym polega optymalizacja procesu zakupowego?

Przedsiębiorcy coraz częściej rozumieją, że proces zakupowy jest równie ważny jak produkcja, stąd potrzeba jego optymalizacji. Trzeba pamiętać, że wdrażanie skutecznych metod zarządzania jest uzależnione przede wszystkim od specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Planowanie zmian powinna więc poprzedzić dokładna analiza sytuacji firmy. Profesjonalny projekt optymalizacji procesu zakupowego należy oprzeć na analizie zakupowej, indywidualnie przygotowanym scenariuszu oraz strategii zakupowej dostosowanej do potrzeb przedsiębiorstwa.

Etap wdrożeniowy optymalizacji procesu zakupowego składa się zwykle z kilku faz. Jego ważnym elementem jest praca nad zespołem, czyli rolami i zadaniami jego poszczególnych członków oraz odpowiednie szkolenia. Należy również opracować wewnętrzne standardy, zgodne ze strategią zakupową. W trakcie optymalizacji warto też zwrócić uwagę na określenie projektów oszczędnościowych.

Po tych etapach można rozpocząć optymalizację procesów zakupowych. W późniejszym okresie należy monitorować, na ile skuteczne okazały się zastosowane rozwiązania.

 Zainteresowała Cię ta tematyka? Sprawdź naszą ofertę szkoleń i dowiedz się jak optymalizować procesy wewnątrz organizacji.