Na czym polega audyt zewnętrzny?

Audyt może dotyczyć całej organizacji, systemu, konkretnego procesu, projektu albo produktu. Podstawą oceny podczas audytu jest stopień zgodności badanych aspektów z ustalonymi standardami, przepisami prawa, normami, zasadami wewnętrznymi lub innymi regułami dotyczącymi przedmiotu audytu. Sam termin audyt wywodzi się od łacińskiego słowa „auditio” czyli słuchanie.
Audyt zewnętrzny polega na analizie wykonywanej przez niezależnego audytora, który nie jest związany z audytowaną jednostką. Co ciekawe, pierwsze audyty tego typu przeprowadzano już w starożytności. Dawni Egipcjanie, Rzymianie i Grecy już kilkaset lat temu kontrolowali zapisy księgowe. W ten sposób oceniali działanie jednostek gospodarczych. Współcześnie audyt zewnętrzny jest bardzo ważnym instrumentem badawczym branym pod uwagę przy ocenie ryzyka podczas zarządzania organizacją lub projektem. Dobrze przeprowadzony audyt wskazuje wyzwania w obszarze zarządzania, pozwala ustalić źródła problemów organizacyjnych i identyfikuje zagrożenia w badanych procesach.

W jakim celu przeprowadza się audyt zewnętrzny?

Audyt zewnętrzny jako ocena konkretnych działań i stopnia realizacji celów jest istotnym elementem systemu zarządzania jakością. Jest także bardzo ważnym procesem, który pozwala poprawić funkcjonowanie organizacji. Przedsiębiorstwo, które chce zyskać prestiż i poprawić swoją pozycję na rynku przez uzyskanie certyfikatu systemu zarządzania jakością, może złożyć wniosek o przeprowadzenie takiego audytu do jednostki certyfikującej. Warto też wiedzieć, że audyt zewnętrzny może dotyczyć również innych systemów i reguł. Związane one mogą być przykładowo ze standardami bezpieczeństwa produktu, normami środowiskowymi, motoryzacyjnymi lub standardami opisującymi usługi, procesy oraz wyroby.

Audyt drugiej strony a audyt trzeciej strony

Wyróżniamy dwa rodzaje audytu zewnętrznego: audyt drugiej strony i audyt trzeciej strony. Na czym polega różnica między nimi?
Audyt drugiej strony bywa także określany jako audyt dostawcy. W tym układzie jednostka zleca kontrolę potencjalnemu lub aktualnemu podwykonawcy. Taki audyt bardzo często dotyczy procesów na linii między przedsiębiorstwem produkcyjnym a dostawcą. Na audyt drugiej strony często decydują się firmy, które posiadają certyfikat zarządzania jakością (np. potwierdzający zgodność systemu z wymaganiami normy ISO 9001), które chcą nawiązać współpracę z z podwykonawcami nieposiadającymi właściwych certyfikacji.
Audyt trzeciej strony jest związany z procedurą certyfikacji. Przeprowadzają go jednostki, które potwierdzają zgodność systemu z wymaganiami norm. Jednostki przeprowadzce audyt trzeciej strony muszą posiadać do tego odpowiednie uprawnienia. Pozytywny wynik takiego badania jest podstawą do otrzymania certyfikatu. W tym przypadku wniosek o wykonanie takiego audytu składa strona zainteresowana.

Podsumowując, audyt zewnętrzny stanowi wartościowe źródło informacji o tym, co w firmie funkcjonuje nieprawidłowo, co warto zmienić i w jaki sposób tego dokonać. Nie należy traktować audytu jako kontroli. Nie powinno się również zbyt personalnie i emocjonalnie podchodzić do procesu audytowania. Audyt jest narzędziem mającym służyć poprawie sytuacji firmy, a nie stanowić nieprzyjemny epizod dla pracowników. Profesjonalnie przeprowadzony audyt przynosi firmie mierzalne korzyści i pozytywnie wpływa na proces ciągłego doskonalenia.

Weź udział w szkoleniach Luqam, aby dowiedzieć się więcej o procesie audytowania i systemach zarządzania.