Co to jest raport A3?

Raport A3 to najprostsza i najefektywniejsza metoda komunikowania tego, co ważne w przedsiębiorstwie w ustrukturyzowany sposób.

Dzięki temu raport A3 pomaga w podejmować decyzje oparte na sprawdzonych faktach, wdrażać skuteczne środki zaradcze, a w efekcie – stale udoskonalać organizację. Dobrze wykorzystywany raport A3 może stać się jednym z narzędzi rozwiązywania problemów zarządzania w firmie.

Skąd nazwa „Raport A3”?

Raport A3 swoją nazwę zawdzięcza formatowi papieru, na którym się go przedstawia – A3 (wymiar 297×420 mm). Dlaczego taki format? Ponieważ w Toyocie komunikacja pomiędzy różnymi zakładami rozmieszczonymi w różnych częściach świata odbywała się w znacznej mierze drogą faksową, a A3 był największym formatem papieru, jaki mógł przejść przez faks.

Zastosowanie raportu A3

Raport A3 ma szerokie zastosowanie w obszarach takich jak:

– Rozwiązywanie problemów, a zatem – wdrażanie zmian w firmie.

– Mentoring pracowników. Proces zbierania informacji, opracowywania planu działania i poszukiwania dla niego akceptacji organizacyjnej jest okazją do rozwoju osoby piszącej raport oraz do mentoringu ze strony odbiorców raportu – a w konsekwencji stanowi podstawę „uczącej się organizacji”.

– Komunikacja i współpraca – A3 służy do dialogu między właścicielem tematu, a resztą organizacji. Zadaniem raportu jest zainicjowanie konstruktywnego dialogu.

Korzyści z używania raportu A3

Raport A3, jako powszechnie rozumiana i akceptowana forma dzielenia się faktami i omawiania ważnych kwestii, jest nośnikiem informacji wewnątrz organizacji.

Jakie są zatem zalety raportu A3?

– Jest to prosty, zwięzły i obrazowy sposób dostarczania informacji.

– Zmusza do pracy z faktami i danymi.

– Stawia na komunikację.

– Promuje ciągłe doskonalenie.

Raport A3 jako opowieść

Raport A3 powinien opowiadać kompletną historię, która będzie zrozumiała dla wszystkich – dlatego powinna być ona jak najbardziej obrazowa. Jest w niej początek, rozwinięcie i koniec, a jej poszczególne elementy łączą się w kolejne związki przyczynowo-skutkowe. Jakie elementy tej opowieści powinny być opracowane w raporcie?

– Tytuł – nazywa problemu, temat.

– Opis sytuacji – osadza problem w kontekście organizacyjnym i opisuje jego znaczenie.

– Obecne warunki – opisują, co aktualnie wiadomo na temat danego problemu.

– Cele/mierniki – określają pożądaną sytuację docelową.

– Analiza – zawiera analizę sytuacji oraz przyczyny rozbieżności pomiędzy sytuacją obecną a pożądaną.

– Proponowane środki zaradcze – opisują propozycję działań i czynności, które mają na celu rozwiązanie problemu i osiągnięcie założonych rezultatów.

– Plan – precyzyjny plan działań, czyli co, kto i kiedy zrobi, aby osiągnąć założony cel.

– Dalsze działania – określają, w jaki sposób monitorowany będzie postęp i definiują ewentualne kwestie, które pozostają do rozstrzygnięcia.

Wskazówki i wytyczne do pisania raportu

1. Prezentuj dane w formie graficznej. Stosuj rysunki, diagramy, tabele – pod warunkiem, że niosą ze sobą dodatkową informację, a nie są tylko dla dekoracji!

2. Sprawdź, czy każdy wykres, graf oraz tekst są odpowiedniej wielkości i można je z łatwością przeczytać.

3. Pisz „pod odbiorcę”.

4. Unikaj skrótów i terminologii technicznej. Wśród odbiorców twojego raportu mogą być osoby, które nie znają żargonu.

5. Przygotuj się na pytania ze strony odbiorców raportu i na konieczność wielokrotnej rewizji treści raportu.

Struktura raportu A3

Opis sytuacji

O czym piszesz i dlaczego chcesz o tym pisać?

Jaki jest strategiczny, operacyjny, historyczny czy organizacyjny kontekst sytuacji?

Obecne warunki

Gdzie dostrzegasz rozbieżność?

Co dzieje się teraz w porównaniu do tego, co powinno się dziać lub co chcesz, aby się działo?

Jakie konkretne warunki wskazują, że masz problem lub potrzebę?

Pokaż fakty wizualnie, użyj diagramów, wykresów, map.

Cele/ mierniki

Jakie konkretne wyniki powinny zostać osiągnięte?

Co konkretnie powinno się zmienić, aby doszło do likwidacji rozbieżności?

Pokaż wizualnie o ile, do kiedy, z jakim skutkiem.

Analiza

Co stanowi przyczynę/ przyczyny źródłowe problemu?

Wybierz jak najprostsze narzędzie do analizy problemu (takie jak: 5xDlaczego, diagram Ishikawy, drzewo analizy), takie które dobrze pokaże zależności między skutkiem a przyczyną.

Środki zaradcze

Co proponujesz zrobić, aby osiągnąć sytuację docelową?

W jaki sposób proponowane środki zaradcze wpłyną na przyczynę źródłową problemu i zbliżą sytuację aktualną do docelowej?

Plan

Jakie czynności należy wykonać?

Kto i kiedy będzie za nie odpowiedzialny?

Jak sprawdzisz skuteczność działań?

Dalsze działania

Jakie problemy przy wdrożeniu możesz przewidzieć i co zrobisz, aby się do nich przygotować?

Kiedy i jak sprawdzisz, czy plany są wdrażane, a ich wyniki odpowiadają oczekiwaniom?

Jakiego procesu użyjesz, aby działania kończyły się sukcesem na wszystkich etapach wdrożenia?

Jak podzielisz się wnioskami?

Chcesz dowiedzieć się więcej? Weź udział w szkoleniu Raport A3 organizowanym przez Luqam lub obejrzyj kurs Advanced Problem Solving Tools.