VSM – dlaczego warto znać to narzędzie?

W czasie, gdy skutki kryzysu ekonomicznego dotykają coraz więcej firm z różnych branż przemysłu i usług, wielu liderów szuka pomocy. Cięcia kosztów poprzez zwalnianie pracowników to niestety najgorszy z możliwych scenariuszy. Morale podwładnych spadają do zera, a najlepsi już zaczynają szukać lepszej i bezpieczniejszej posady. Firma pozostaje zdziesiątkowana wewnątrz – zostają tylko „średniacy” – i na zewnątrz poprzez zmniejszone zapotrzebowanie na produkty lub usługi. Po kryzysie zawsze przychodzi czas na wzrost, ale czy firma będzie w stanie to wykorzystać? Czy można inaczej zareagować w takiej sytuacji? Co zrobić, aby drastyczne cięcie kosztów poprzez zwolnienia było ostatecznością? I co to ma wspólnego z mapowaniem strumienia wartości (VSM)?

Optymalizacja procesów dzięki wykonaniu audytu lean

Optymalizacja kosztów firmy i jej procesów możliwa jest dzięki wykorzystaniu wielu narzędzi z pakietu lean, zarządzania procesowego, systemów zarządzania itd. Generalnie optymalizacja zmierza do zidentyfikowania i usunięcia strat pojmowanych w różnych wymiarach, do których dochodzi w organizacji. Doskonałym sposobem rozpoczęcia poprawy procesów jest wykonanie audytu lean, który nie tylko pozwoli zidentyfikować straty i wskaże sposoby optymalizacji, ale jednocześnie pozwoli zmierzyć konkretne korzyści liczone w pieniądzu, wartości zapasów, wydajności produkcji itd.

Identyfikacja marnotrawca dzięki mapowaniu strumienia wartości (VSM)

Jednym z narzędzi optymalizacji kosztów jest mapowanie strumienia wartości (z ang. value stream mapping – VSM). Jeśli nie wiesz jak zacząć mapowanie procesy koniecznie zajrzyj tutaj. Podczas sporządzania mapy procesów jesteśmy w stanie zaobserwować wszelkiego rodzaju marnotrawstwa. Czym jednak różni się mapowanie strumienia wartości od analizowania procesów w ramach wdrażania systemów ISO?
VSM analizuje proces przepływu produktu lub grupy produktów od wysyłki do klienta („od końca”) do zamówień komponentów/materiałów używanych do produkcji („do początku”). Dodatkowo zbierane są informacje na temat czasu cyklu poszczególnych procesów produkcyjnych, czasów przezbrojeń, liczby osób pracujących w danym procesie itp. Zwracamy również uwagę na sposób przekazywania informacji od klienta do naszej firmy oraz z komórki planowania do procesów produkcyjnych i poddostawców. Mapowanie strumienia wartości obejmuje cały proces produkcyjny w połączeniu z zamówieniami klienta.
Analiza przeprowadzana podczas wdrożenia ISO weryfikuje tylko wybiórcze, odłączone od siebie procesy bez powiązania z zamówieniami klienta. Badanie takich odosobnionych „wysp” może doprowadzić nas do mylnych wniosków. Jedna osoba wykonująca pracę w 39 sekund zamiast 40 sekund zaoferowanych klientowi to ok. 2,5% zysku dla firmy. Jednak wydaje się być to niewystarczalne w przypadku, gdy produkt powinien być wytwarzany w 20 sekund, aby spełnić wymagania klienta.

Redukcja zapasów dzięki eliminacji czekania produktów pomiędzy operacjami

Nadprodukcja, najgorsza ze strat, jest ukazana na mapie strumienia wartości jako zapasy pomiędzy kolejnymi procesami – np. pomiędzy procesem spawania, a kontrolą funkcjonalną jest występuje zapas 50 produktów. Jeżeli założymy, że dzienna produkcja wynosi 20-25 sztuk to tylko w tym jednym miejscu mamy zapas na 2-2,5 dnia produkcji. Podsumowanie wszystkich zapasów międzyoperacyjnych i przeliczenie ich na dni produkcji może być bolesne. Jeszcze bardziej uderzające jest porównanie czasu dodającego wartość (czas trwania wszelkich procesów produkcyjnych) i czasu, który produkty „spędzają” między procesami produkcyjnymi. Bardzo często 95% czasu przejścia od zamówienia do wysyłki to czekanie produktów pomiędzy operacjami. Zaledwie 5% czasu produkty są przetwarzane. Zauważenie tego problemu to pierwszy krok na drodze do poprawy.
Zredukowanie zapasów międzyoperacyjnych spowoduje szybsze przejście produktów przez proces produkcyjny. Przedsiębiorstwo będzie w stanie szybciej realizować zamówienia klientów (przewaga konkurencyjna). Dodatkowo pozwoli to na zwiększenie elastyczności w realizacji nietypowych zamówień (kolejna przewaga konkurencyjna).

Mniejsze zapasy międzyoperacyjne to także mniejsze zaangażowanie gotówki w proces wytwórczy (zamrożone pieniądze), a to z kolei przekłada się na niższe koszty wytworzenia, czyli większy zysk.
Dodatkowo mapa strumienia wartości jest początkiem do zmiany układu stanowisk i wdrożenia tzw. przepływu ciągłego. Powoduje to poprawę jakości wewnątrz firmy – klient wewnętrzny jest tuż za dostawcą. W przypadku wystąpienia wyrobów niezgodnych klient wewnętrzny zwraca produkty do poprawy swemu wewnętrznemu dostawcy – jest to natychmiastowe sprzężenie zwrotne, jakie nie występuje przy produkcji wielkich serii i przy wielkich zapasach międzyoperacyjnych. Dodatkową korzyścią z redukcji zapasów międzyoperacyjnych jest także zmniejszenie ryzyka pozostania w firmie produktów przestarzałych (przed zmianą konstrukcyjną). Jest to tym istotniejsze, że w obecnie szybko zmieniającym się świecie życie produktu jest coraz krótsze, a zmianą wdrażane są ustawicznie.

„Musimy się zmieniać. Ktoś już na pewno to robi i nas wyprzedzi.” – Masaaki Imiai

Zalety VSM

Zaletą mapowania strumienia wartości (VSM) jest to, że nie jest dedykowany wyłącznie celom produkcyjnych. Narzędzie to doskonałe efekty daje również w optymalizacji firm z sektora usług np. bankom, firmom ubezpieczeniowym, firmom medycznym itp.
Uproszczoną wersją analizy strat w procesie wytwórczym jest analiza przepływu. Istotna różnica pomiędzy analizą przepływu a mapowanie strumienia wartości polega na tym, że nie analizujemy przepływu informacji. Kolejną ważną cechą analizy przepływu jest ujęcie wszystkich operacji głównych przepływu (transportu, wytwarzania, kontroli, magazynowania) wraz z ich istotnymi cechami mierzalnymi – czasem, powierzchnią, odległością. Umożliwia to pomiar jednego konkretnego procesu z dużą dokładnością, co do wartości strat i czasu operacji z wartością dodaną.
Mapowanie strumienia wartości to jedno z wielu narzędzi, jakie oferuje Toyota Production System. Bardziej istotna jest jednak transformacja sposobu myślenia, jaką muszą przejść osoby, które podejmują kluczowe decyzje o zmianach w przedsiębiorstwie.
Optymalizacja to nic innego jak zdroworozsądkowe podejście do zarządzania przedsiębiorstwem. Problem w tym, że…

„Powszechny zdrowy rozsądek, nie jest wcale tak powszechny.” – Mark Twain

Jeśli zainteresowała Cię tematyka mapowania procesów – zapraszamy do zapisu na szkolenie VSM – Mapowanie Strumienia Wartości!